Prosedur Kerja Humas

Lanjutan dari Aspek Humas ...

8.  PROSEDUR KERJA HUMAS

Untuk melaksanakan kegiatan HUMAS dengan baik, maka diperlukan prosedur/proses kerja yang benar. Mengingat, kegiatan HUMAS tidak hanya mementingkan hasil akhir, namun juga cara yang ditempuh untuk memperoleh hasil akhir tersebut.

            Dalam memahami dan menyelesaikan permasalahan yang ada dalam lingkungan kerja, seorang praktisi HUMAS harus memiliki tahap-tahap dalam melakukan kegiatannya. Ada empat proses Humas /public relations. Proses tersebut bersifat dinamis, sehingga setiap unsur yang ada pun berkesinambungan. Keempat proses tersebut adalah: 

1.  Research (penelitian)

          Seorang praktisi HUMAS harus mengenal gejala dan penyebab permasalahan. Oleh sebab itu, praktisi HUMAS perlu melibatkan dirinya dalam penelitian dalam pengumpulan fakta. Ia perlu memantau dan membaca tentang pengertian, opini, sikap, dan perilaku orang-orang yang berkepentingan dan terpengaruhi oleh tindakan perusahaan. “What’s happening now?” merupakan kata-kata yang menjelaskan tahap ini. Seorang praktisi HUMAS harus jeli dalam melihat data dan fakta yang erat sangkut pautnya dengan pekerjaan yang akan digarap. Segala keterangan harus diperoleh selengkap mungkin.

          Dalam tahap mendefinisikan penilitian, seorang praktisi HUMAS harus mengolah data faktual yang telah ada, mengadakan perbandingan, melakukan pertimbangan, dan menghasilkan penilaian, sehingga dapat diperoleh kesimpulan dan ketelitian dari data faktual yang telah didapat. Proses HUMAS tidak sesederhana pengumpulan data dan fakta, namun juga harus mengedepankan pengolahan, penelitian, pengklasifikasian, dan penyusun-an data sedemikian rupa sehingga memudahkan pemecahan masalah nantinya. Penelitian dalam pencarian data ini dapat dilakukan dengan cara-cara: survei dan poling, wawancara, focus group discussion, wawancara mendalam, dan walking around research.

1.    Planning (perencanaan)

          Tahap berikutnya setelah penelitian dan pencarian data, adalah tahap perencanaan.  Dalam tahap ini, praktisi HUMAS melakukan penyusunan masalah. Ia melakukan pemikiran untuk mengatasi masalah dan menentukan orang-orang yang akan menangani masalah tersebut nantinya. Perencanaan ini tidak boleh diabaikan, namun harus dipikirkan secara matang karena turut menentukan suksesnya pekerjaan HUMAS secara keseluruhan. Perencanaan disusun atas data dan fakta yang telah diperoleh, bukan berdasarkan keinginan HUMAS. Berdasarkan pada rumusan masalah, dibuat strategi perencanaan dan pengambilan keputusan untuk membuat program humas kerja berdasarkan kebijakan lembaga yang juga disesuaikan dengan kepentingan publik. Kata kunci dari tahap ini adalah, “What should we do and why?”

3. Action and Communication (aksi dan komunikasi)

       Pada pelaksanaannya, praktisi humas sering kali melakukan komunikasi berdasarkan hasil pendapat sendiri. Akibatnya, tindakan tersebut terkadang membawa hasil yang buruk dan tidak disarankan karena akan berisiko pada citra perusahaan/instansi. Tahap ini perlu dilakukan untuk mendapatkan jawaban pertanyaan, “How do we do it and say it”.

       Tujuan dan objektivitas yang spesifik harus dikaitkan untuk mencapai aksi dan komunikasi yang akan dilakukan oleh praktisi HUMAS. Ia harus mampu mengkomunikasikan pelaksanaan program humas sehingga dapat mempengaruhi sikap publiknya yang kemudian mendorong mereka untuk mendukung pelaksanaan program humas tersebut. Selain itu, ia juga harus melakukan aksi dan melakukan kegiatan HUMAS sebaik-baiknya.

       Kegiatan aksi ini merupakan kegiatan komunikasi, selayaknya komunikasi kelompok, komunikasi massa, dan komunikasi organisasional. 

4. Evaluation (evaluasi)

       Cara untuk mengetahui apakah sebuah kegiatan prosesnya sudah selesai atau belum adalah dengan mengadakan evaluasi atas langkah-langkah yang telah diambil. Tujuan utama dari evaluasi adalah untuk mengukur keefektifitasan proses secara keseluruhan. Pada tahap ini, dituntut untuk teliti dan seksama demi keakuratan data dan fakta yang telah ada. Oleh karena itu, setelah selesai satu permasalahan, tidak menutup kemungkinan untuk mendapatkan masalah baru lagi. Dengan demikian, tahap ini juga sebagai acuan perencanaan di masa mendatang. Singkat kata, “How did we do?” menjadi acuan dalam tahap ini.

Aspek Humas

Lanjutan dari Manfaat dan Tujuan Humas ....

6.  ASPEK-ASPEK HUMAS

a.     Aspek Layanan

            Aspek layanan dalam kegiatan Humas untuk mengatur, mengotomatisasi, dan sinkronisasi proses-prinsipnya bisnis penjualan kegiatan, tetapi juga orang untuk pemasaran, layanan pelanggan, dan dukungan teknis. Tujuan keseluruhan adalah untuk menemukan, menarik dan menang klien baru, memelihara dan mempertahankan orang-orang perusahaan sudah memiliki, menarik mantan klien kembali ke flip, dan mengurangi biaya pemasaran dan pelayanan klien.

          Contoh : Pada sebuah perusahaan dibutuhkan layanan yang baik agar klien tertarik dan bertahan pada perusahaan tersebut

b.    Aspek Komunikasi

            Perubahan dengan memasukan aspek komunikasi atau hubungan dua arah (two-way communications). Definisi mengenai humas kemudian memasukkan kata-kata seperti reciprocal (timbal balik), mutual (saling) dan between (antara). Dengan demikian pengertian humas sudah mengandung pengertian aksi timbal balik (interaktif).

Contoh: Sebelum para karyawan perusahaan melakukan unjuk rasa kenaikan gaji, public relations harus melibatkan semua staff perusahaan yang bersangkutan untuk mencegah aksi dan umpan balik. Public relations menggunakan informasi untuk mengembangkan sebuah rencana aksi dirancang untuk meminimalkan resiko unjuk rasa dan kemudian melaksanakan rencana terbaik sebelum terjadi unjuk rasa oleh karyawan perusahaan.

c.     Aspek Kesetiaan

            Mempengaruhi perilaku orang secara individu maupun kelompok saat saling berhubungan, melalui dialog dengan semua golongan, dimana persepsi ,sikap dan opini untuk mencapai suatu kesuksesan sebuah perusahaan dimana dia berada.

Contoh: menjaga suatu rahasia perusahaan oleh pegawai dan karyawan demi kelancaran jalannya perusahaan

d.    Aspek Produktivitas

            Filosofi dan spirit tentang produktivitas sudah ada sejak awal peradaban manusia karena  makna produktivitas adalah keinginan (the will) dan upaya (effort) untuk selalu meningkatkan kualitas kehidupan dan penghidupan disegala bidang). Pandangan yang lebih mengandung arti filosofi itu memberi arti filosofi dan spirit yang cukup mendalam dan memungkinkan setiap orang yang memahaminya memandang kerja,baik secara individual atau kelompok dalam suatu organisasi sebagai suatu keutamaan dalam hal mengutamakan bekerja dengan mengacu kepada unsur efisiensi dan efektivitas yang merupakan penjabaran secara teknis dari konsep produktivitas. Menurut dewan produktivitas Nasional Indonesia 1983, dikatakan bahwa produktivitas mengandung pengertian sikap mental (attitude of mind) yang selalu mempunyai pandangan : “Mutu kehidupan hari ini harus lebih baik dari kemarin,dan esok lebih baik dari hari ini.” Secara umum produktivitas mengandung pengertian perbandingan terbalik antara hasil yang dicapai (output) dengan keseluruhan sumber daya yang digunakan (input). (Sedarmayanti,2009:197). Dapat dikatakan bahwa kinerja sebagai suatu hasil yang atau output dari suatu proses pelaksanaan tugas akan berpengaruh terhadap produktivitas/kerja.Semakin baik kinerja seorang pegawai ,berarti pegawai tersebut juga semakin produktif atau produktivitasnya semakin meningkat.

Contoh: Merancang iklan yang menarik dan berbeda dengan yang lain sehingga menarik klien untuk bergabung sehingga dapat meningkatkan produktivitas di perusahaan.

e.     Aspek Etika Moral

            Public relation adalah merupakan salah satu profesi yang memiliki kode etik. Dalam public relation kode etik disebut sebagai kode etik publik relation atau kode etik kehumasan atau etika profesi humas. Professional Humas (Public relation Officer by professional) berfungsi untuk menghadapi dan mengantisipasi tantangan kedepan,yaitu pergeseran sistem pemerintah otokratik menuju sistem reformasi yang lebih demokratik dalam era globalisasi yang ditandai dengan munculnya kebebasan pers ,mengeluarkan pendapat ,opini dan berekspresi yang terbuka ,serta kemampuan untuk berkompetitif dalam persaingan pasar bebas ,khususnya di bidang jasa teknologi informasi dan bisnis lainnya yang mampu menerobos batas-batas wilayah suatu negara ,sehingga dampaknya sulit dibendung oleh negara lain sebagai target sasarannya .

Contoh: tidak menggunakan cara atau sistem yang menyinggung klien dalam proses berjalannya perusahaan.

Manfaat dan Tujuan Humas

Lanjutan dari Fungsi dan Peranan Humas...

9.  MANFAAT dan TUJUAN HUMAS

Ada beberapa manfaat dari adanya humas dalam  organisasi/lembaga yang berhubungan erat dengan tujuan dan fungsi humas. Manfaat tersebut adalah sebagai berikut :

a.    Memahami, menganalisis dan mengevaluasi kecenderungan perilaku publik. Kecenderungan perilaku publik diklasifikasikan oleh Frank Jeffkins menjadi empat situasi yang dihadapi oleh humas, yakni tidak tahu, apatis, prasangka dan memusuhi.

Dalam hal tersebut tugas humas dapat mengubah publik yang tidak tahu menjadi tahu, yang apatis menjadi peduli, yang berprasangka menjadi menerima, dan yang memusuhi menjadi simpati.

b.   Mempertemukan kepentingan organisasi/lembaga dengan kepentingan publik

Kepentingan organisasi/lembaga dapat jauh berbeda dengan kepentingan publik dan sebaliknya. Dalam kondisi yang manapun, tugas humas adalah mempertemukan kepentingan ini menjadi saling dimengerti, dipahami, dihormati, dan dilaksanakan. Bila kepentingannya berbeda, maka humas dapat bertugas untuk menghubungkannya.                                                  

c.   Mengevaluasi program humas organisasi/lembaga, khususnya yang berkaitan  dengan publik.

Humas disini bertugas untuk senantiasa memonitor semua program humas, karena tugas tersebut dapat berarti humas memiliki wewenang untuk memberi nasihat apakah suatu program humas sebaiknya diteruskan atau dihentikan.

Humas pada hakekatnya adalah aktivitas, maka sebenarnya tujuan humas dapat dianalogikan dengan tujuan komunikasi. Berdasarkan hal tersebut, maka tujuan humas adalah :

a.        Terpelihara dan terbentuknya saling pengertian

Hubungan humas pada akhirnya membuat publik dan organisasi/lembaga saling mengenal, baik mengenal kebutuhan, kepentingan, harapan, maupun budaya masing-masing. Dengan demikian, aktivitas kehumasan haruslah menunjukkan adanya usaha komunikasi untuk mencapai saling kenal dan mengerti. Sifat komunikasinya cenderung informatif saja.

b.        Menjaga dan membentuk saling percaya

Sikap saling percaya yakni ada pada keyakinan seseorang (publik) akan “ kebaikan/ketulusan” orang lain (organisasi/lembaga) dan juga pada keyakinan organisasi/lembaga akan “ kebaikan/ketulusan” publiknya. Bila humas memberi informasi dua kepetingan (organisasi dan pers), maka berikutnya humas harus dapat meyakinkan kedua belah pihak untuk dapat menerima dan menghormati kepentingan masing-masing.

c.         Memelihara dan menciptakan kerja sama

Tujuan berikutnya adalah dengan komunikasi diharapkapn akan terbentuk bantuan dan kerjasama nyata. Artinya, bantuan dan kerja sama ini sudah dalam bentuk perilaku atau termanifestasikan dalam bentuk tindakan tertentu.

Fungsi dan Peranan Humas

Lanjutan dari Karakteristik Humas..

5.  FUNGSI dan PERANAN HUMAS

Fungsi humas menurut IHUMASA          

  Penelitian yang diadakan oleh International Public Relations Association (IHUMASA) pada tahun 1981 menyimpulkan bahwa pada umumnya fungsi HUMAS/humas masa kini meliputi 15 pokok yaitu:

1)             Memberi konseling yang didasari pemahaman masalah humasilaku manusia.

2)             Membuat analisis "trend" masa depan dan ramalan akan akibat-akibatnya bagi institusi.

3)             Melakukan riset pendapat, sikap dan harapan masyarakat terhadap institusi serta memberi saran tindakan-tindakan yang diperlukan institusi untuk mengatasinya.

4)             Menciptakan dan membina komunikasi dua-arah berlandaskan kebenaran dan informasi yang utuh

5)             Mencegah konflik dan salah pengertian

6)             Meningkatkan rasa saling hormat dan rasa tanggung jawab sosial.

7)             Meningkatkan rasa saling hormat dan rasa tanggung jawab sosial.

8)             Meningkatkan itikat baik institusi terhadap anggota, pemasok dan konsumen

9)             Memperbaiki hubungan industrial

10)         Melakukan penyerasian kepentingan institusi terhadap kepentingan umum

11)         Menarik calon tenaga yang baik agar menjadi anggota serta mengurangi keinginan anggota untuk keluar dari institusi.· Memasyarakatkan humasoduk atau layanan

12)         Mengusahakan perolehan laba yang maksimal

13)         Menciptakan jadi diri institusi

14)         Memupuk minat mengenai masalah-masalah nasional maupun ternasional

15)         Meningkatkan pengertian mengenai demokrasi

Pekerjaan petugas Humas   
Bagian penting dari pekerjaan petugas Humas dalam suatu organisasi adalah:

1)      Membuat kesan (image), yaitu gambaran yang diperoleh seseorang tentang suatu fakta sesuai dengan tingkat pengetahuan dan pengertian mereka (terhadap suatu produk, orang, atau situasi).

2)      Pengetahuan dan pengertian. Humas memiliki peran penting dalam membantu menginformasikan pada publik internal (dalam organisasi) dan publik eksternal (luar organisasi) dengan menyediakan informasi akurat dalam format yang mudah dimengerti sehingga ketidak-pedulian akan suatu organisasi, produk, atau tempat dapat diatasi melalui pengetahuan dan pengertian.

3)      Menciptakan ketertarikan. Humas juga harus dapat menciptakan ketertarikan publik dalam suatu situasi atau serial situasi, yang bisa jadi berpengaruh besar dalam suatu organisasi atau sekelompok orang.

4)      Penerimaan. Masyarakat mungkin bersikap melawan pada sebuah situasi karena mereka tidak mengerti apa yang sedang terjadi, atau mengapa hal tersebut terjadi. Profesi humas mempunyai peran kunci untuk menjelaskan sebuah situasi atau kejadian dengan sejelas-jelasnya sehingga ketidak-pedulian, dan bahkan sikap menentang, yang menjadi atmosfer disekelilingnya dapat diputar menjadi pengertian dan penerimaan.

5)      Simpati. Dengan mengemukakan informasi secara jelas dan tidak bias, umumnya merupakan cara yang berhasil untuk meraih simpati.

Peranan humas dapat dibedakan menjadi 2 yakni peranan manajerial dan peran teknis. Peranan manajerial dapat diuraikan menjadi 3 peranan, yakni expert pereciber communication, prooblem solving process facilitator dan communicatoin facilitator.

Keempat peran tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :

1.        expert pereciber communication

Petugas Humas dianggap sebagai orang yang ahli. Dia menasehati pimpinan perusahaan/organisasi. Hubungan mereka diibaratkan seperti hubungan dokter dan pasien.

2.        Poblem solving process facilitator

Yakni petugas humas melibatkan diri atau dilibatkan dalam setiap manajemen/krisis. Dia menjadi anggota tim bahkan bila tidak memungkinkan menjadi leader dalam penanganan krisis manajemen.

3.        Communicatoin facilitator

Petugas humas sebagai fasilitator atau jembatan komunikasi antara publik dengan perusahaan sebagai media atau penegah bila ada misscommunication.

4.        Technician Communication

Petugas humas dianggap sebagai pelaksana teknis komunikasi yang menyediaka layanan di bidang humas.

Ada 3 tugas humas dalam organisasi yang berhubungan erat dengan tujuan dan fungsi humas yakni :

1.        Menginterpretasikan , menganalisis dan mengevaluasi kecenderungan perilaku publik,kemudian direkomendasikan kepada manajemen untuk merumuskan kebijakan organisasi.

2.        Mempetemukan kepentingan organisasi/lembaga dengan kepentingan publik.

3.        Mengevaluasi program humas-program humas organisasi/lembaga,khususnya yang berkaitan dengan publik.

Karakteristik Humas

Lanjutan dari Sejarah perkembangan Humas dan Definisi Humas..

3.  KARAKTERISITIK HUMAS  

Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa ada 4 (empat) ciri utama Humas yang disebut sebagai karakteristik humas, diantaranya yaitu:

a.         Adanya Upaya Komunikasi yang Bersifat Dua Arah

Hakekat humas adalah komunkasi. Namun tidak semua komunikasi dikatakan humas. Komunikasi yang menjadi ciri kehumasan adalah komunikasi dua arah yang memungkinkan terjadinya arus informasi timbal balik.

b.        Sifatnya yang Terencana

Sifat humas yang terencana mengandung pengertian bahwa kerja/aktivitas humas merupakan kerja/aktivitas yang berkesinambungan, memiliki metode terintegrasi dengan bagian lain dan hasilnya tangible (nyata). Syarat terencana dan berkesinambungan ini merupakan salah satu syarat yang dinilai dalam kompetisi tertinggi program humas HUMAS internasional, yakni GWA (Golden World Award For Excellence in  HUMAS).

c.         Berorientasi pada Organisasi/Lembaga

Dengan mencermati orientasi tersebut, maka syarat mutlak dalam kerja humas adalah pemahaman yang tinggi terhadap visi, misi, dan budaya organisasi/lembaga. Visi, misi, dan budaya organisasi/lembaga inilah yang menjadi materi utama humas, sehingga dapat mencapai tujuan humas dan mendukung tujuan manajemen lainnya, termasuk tujuan marketing.

d.        Sasarannya adalah Publik

Yaitu suatu kelompok dalam masyarakat yang memiliki karakteristik kepentingan yang sama. Jadi sasaran humas bukanlah perorangan, hal ini perlu disampaikan sebab masih ada orang yang mengistilahkan HUMAS sebagai personal Relation.

4.  MACAM-MACAM HUMAS

A. Humas Pemerintahan

Humas Pemerintahan pada dasarnya tidak bersifat politis. Bagian humas di pemerintahan dibentuk untuk mempublikasikan atau menginformasikan kebijakan-kebijakan mereka. Mereka memberi informasi secara teratur tentang kebijakan, rencana-rencana, serta hasil-hasil kerja institusi serta memberi pengertian kepada masyarakat tentang peraturan dan segala sesuatunya yang berpengaruh terhadap kehidupan masyarakat.

Selain memberikan informasi keluar, humas pemerintahan dan politik juga harus memungkinkan untuk memberi masukan dan saran bagi para pejabat tentang segala informasi yang diperlukan dan reaksi atau kemungkinan reaksi masyarakat akan kebijakan institusi, baik yang sedang dilaksanakan, akan dilaksanakan ataupun yang sedang diusulkan.

Tugas pemerintah memang sangat berat , sebab masyarakat yang dihadapi terdiri dari berbagai public dengan kepentingan yang sangat kompleks pula. Hal ini memang tidak lepas pula dari “karakteristik” yang melekat dalam setiap program humas pemerintah antara lain sebagai berikut :

1.        Program humas pemerintah ditujukan untuk masyarakat luas. Dengan berbagai latar belakang, karakter, ekonomi, pendidikan yang beragam.

2.        Seringkali hasilnya abstrak, sulit dilihat dalm waktu dekat bahkan panjang sekalipun karena sifatnya yang integral dan berkesinambungan.

3.        Program humas pemerintah selalu mendapat pengawasasn dari berbagai kalangan,terutama pers, LSM dan sebagainya.Mereka sangat berperan dalam proses penyadaran masyarakatmengenai permasalahan mereka.

B. Humas Industri dan bisnis

Dunia bisnis dan industri sekarang ini menyadari pentingnya keterlibatan masyarakat dalam dunianya. Sehingga ada hubungan timbal balik yang merupakan ciri dan konsep humas. Dari sisi industry, mereka memiliki tugas untuk menyampaikan kepentingan bisnisnya, sebaliknya, masyarakat harus mengetahuai dampak yang berpengaruh dari  industri dan bisnis.

Latar belakang diatas turut pula mempengaruhi berkembangnya humas industri dan bisnis.  Beberapa penerapan humas dalam industri dan bisnis meliputi : hubungan dengan pelanggan dan peran humas terhadap marketing yang pada akhirnya melahirkan marketing HUMAS hubungan dengan pemegang saham, hubungan dengan pers, bantuan untuk merekrut pegawai baru, hubungan dengan komunitas, hubungan dengan perusahaan/organisasi lain, hubungan dengan pemerintahan.

C. Humas Sosial

C.  Humas SosialC

1.    Humas penegak hukum

Termasuk dalam hal ini humas yang berada dalm kepolisian karena kepolisian telah menjadi perhatian masyarakat dalm hubungannya terhadap kelompok minoritas, hak warga Negara, penyalahgunaan obat bius, kejahatan, ketertiban umum dan sebagainya. Sebagai hasilnya banyak golongan penegak hokum merasa perlu untuk membentuk grup-grup penasihat warga Negara dan merangkap sebagai pejabat humas untuk bekerjasama dengan mereka dan para media massa. Singkatnya, penegak hokum perlu mendengarkan dan tanggap terhadap kepentingan umum supaya mereka dapat membantu masyarakat dengan baik.

2.     Humas Profesi

Maksud penerapannya adalah untuk mendapat pengakuan dan  publikasi tentang apa yang telah mereka lakukan bagi kepentingan umum. Bentuk yang bias ditemukan melalui Kampanye kesehatan, sadar hukum, mass information, pengumpulan dan, publikasi perkembangan teknologi kedokteran dan hasil penelitian, pengalaman dramatis dalam mencari berita dan pemutaran film-film. Contoh penerapan bentuk humas Profesi tersebut adalah dokter, pengacara, waatawan, artis dan sebagainya.

3.     Humas Organisasi Sukarela

Peranannya untuk merancang suatu program humas humas yang progresif, termasuk di dalamnya mengadakan hubungan dengan pers.

4.     Humas Organisasi Internasional

Lahirnya humas Internasional disebabkan oleh adanya perubahan sangat cepat di dalam segala bidang, misalnya perkembangan di bidang pariwisata, komunikasi, pertukaran siswa di bidang pendidikan dan sebagainya. Semua itu memungkinkan terjadinya kontak atau hubungan antar negara. Dengan demikian, untuk memelihara hubungan yang baik antara satu Negara dengan Negara yang lain humas memegang peranan penting.

Suatu contoh penerapan humas internasional selain hubungan antar negara adalah adanya konfrensi tingkat dunia yang dihadiri oleh banyak negara.