3.1. RUANG LINGKUP KEHUMASAN

BAB I

RUANG LINGKUP KEHUMASAN

3.1.    Memahami Ruang Lingkup Kehumasan

4.1.    Melakukan Pengelompokkan Ruang Lingkup Kehumasan

A.    Sejarah Perkembangan Kehumasan

 

1.  Sejarah perkembangan Humas di dunia

Dilihat dari perkembangan sejarahnya, berkomunikasi untuk mempengaruhi cara pandang dan perilaku seseorang sudah dimulai sejak dahulu kala. Dilihat dari perkembangan sejarahnya, berkomunikasi untuk mempengaruhi cara pandang dan perilaku seseorang sudah dimulai sejak dahulu kala. Dari situs–situs yang ditemukan oleh para arkeologis di Irak pada abad 18, tampak bahwa usaha melakukan hal ini sudah ada. Pada masa Yunani dan di abad pertengahan masa kejayaan Romawi, ide mengenai “opini publik sudah muncul”. Hal ini tampak pada slogan Vox Populi, Vox dei (the voice of the people is the voice of God). Public Relations sudah mulai digunakan berabad–abad lalu di Inggris. Hal ini ditunjukkan dengan munculnya konsep memerlukan pihak ketiga sebagai fasilitator komunikasi dan penyelaras antara pemerintah dan rakyatnya.

Pada perkembangannya konsep dasar Public Relations mulai diperkenalkan di Amerika yang dipelopori oleh Ivy Ledbetter Lee yang pada tahun 1906, Ivy berhasil menanggulangi kelumpuhan industri batu bara di Amerika Serikat akibat pemogokan kaum buruh. Pemogokan kaum buruh ini memunculkan ide atau gagasan dari Lee untuk menengahi dengan bagi keuntungan antara kedua belah pihak yakni pihak industriawan dan pihak pekerja.

Pemikiran Ivy dalam melakukan

        pekerjaannya dinamakan "The Declaration of

        Principles" (Deklarasi azas-azas) yang pada

        hakikatnya menyatakan bahwa keberadaan

        publik tidak bisa dianggap enteng oleh indutri

        dan dianggap tidak bisa apa-apa oleh pers.

        Atas upayanya ini Ivy Ledbetter Lee dianggap

        sebagai "The father of Public Relations"

                                                                                                                     (sumber foto : Google image)

 

                                                                        

2.  Sejarah perkembangan Humas di Indonesia

Public Relations di Indonesia sendiri dimulai sejak tahun 1950, seiring  perkembangan politik dan kenegaraan saat itu. Pada waktu itu pemerintah Indonesia menyadari perlunya rakyat Indonesia untuk mengetahui segala perkembangan yang terjadi sejak pengakuan kedaulatan Indonesia oleh Belanda. Berdasarkan hal tersebut maka kegiatan kehumasan mulai dilembagakan dengan  nama Hubungan masyarakat karena kegiatan yang dilakukan, lebih banyak untuk ke luar organisasi.

       Dari hari ke hari PR di Indonesia mulai berkembang seiring dengan perkembangan PR di dunia atau Asia. Sejarah perkembangan Public Relations di Indonesia secara konsepsional terjadi pada tahun 1950-an. Kala itu berdiri organisasi HUMAS pertama kali di perusahaan perminyakan negara ( Pertamina). Peranan divisi HUPMAS ( Hubungan Pemerintah dan Masyarakat ) Pertamina ini sangat penting dalam upaya menjalin hubungan komunikasi timbal balik dengan pihak klien, relasi bisnis, perusahaan swasta/BUMN/Asing dan masyarakat.

       Kemudian pada tahun 1954, secara resmi HUMAS diterapkan pada jajaran kepolisian. Dilanjutkan di berbagai instansi pemerintah dan perusahaan swasta pada tahun 1970-an.

       Bapak Rosady Ruslan, SH, MM membagi perkembangan public relations di Indonesia dalam 4 periode, sebagai berikut :

 

1) Periode 1 ( Tahun 1962 )

     Secara resmi pembentukan HUMAS di Indonesia lahir melalui Presidium Kabinet PM Juanda, yang menginstruksikan agar setiap instansi pemerintah harus membentuk bagian/divisi HUMAS. Dijelaskan pula garis besar tugas kehumasan dinas pemerintah adalah : Tugas strategis yaitu ikut serta dalam proses pembuatan keputusan oleh pimpinan hingga pelaksanaaannya. Dan tugas taktis yaitu memberikan informasi, motivasi, pelaksanaaan komunikasi timbal balik dua arah supaya tercipta citra atas lembaga/institusi yang diwakilinya.

 

2) Periode 2 ( Tahun 1967 – 1971 )

     Pada periode ini terbentuklah Badan Koordinasi Kehumasan (Bakohumas). Tata kerja badan ini antara lain ikut serta dalam berbagai kegiatan pemerintah dalam pembangunan, khususnya di bidang penerangan dan kehumasan, serta melakukan pembinaan dan pengembangan profesi kehumasan.

     Tahun 1967, berdiri Koordinasi antar Humas Departemen/ Lembaga Negara yang disingkat “Bakor” yang secara ex officio dipimpin oleh pimpinan pada setiap departemen.

     Tahun 1970- 1971, Bakor diubah menjadi Bako-humas (Badan Koordinasi Kehumasan Pemerintah ) yang diatur melalui SK Menpen No. 31/Kep/Menpen/tahun 1971. Yang menjelaskan sebagai institusi formal dalam lingkungan Departemen Penerangan RI. Bakohumas tersebut beranggotakan Humas departemen, Lembaga Negara serta unit usaha negara/BUMN. Kerjasama antara Humas departemen/institusi tersebut menitikberatkan pada pemantapan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi dalam operasi penerangan dan kehumasan.

 

3) Periode 3 ( Tahun 1972 – 1993 )

     Periode ini ditandai dengan munculnya Public Relations kalangan profesional pada lembaga swasta umum. Dengan indikator sebagai berikut:

a.    Tanggal 15 desember 1972 didirikannya Perhimpunan Hubungan Masyarakat Indonesia ( Perhumas ) sebagai wadah profesi HUMAS oleh kalangan praktisi swasta dan pemerintah. Seperti wardiman Djojonegoro ( mantan mendikbud), Marah Joenoes (mantan kahupmas Pertamina), dll. Pada konvensi Nasional HUMAS di Bandung akhir tahun 1993 lahirlah Kode Etik Kehumasan Indonesia ( KEKI ). Perhumas juga tercatat sebagai anggota International Public Relations Association ( IPRA) dan ASEAN Public Relations Organization (FAPRO).

 

b.    Tanggal 10 April 1987 di jakarta, terbentuklan suatu wadah profesi HUMAS lainnya yang disebut dengan Asosiasi Perusahaan Public Relations (APPRI). Tujuannya adalah sebuah wadah profesi berbentuk organisasi perusahaan-perusahaaan public relations yang independen (konsultan jasa kehumasan ).

 

4) Periode 4 ( Tahun 1995 – sekarang )

     Periode ini Public Relations berkembang di kalangan swasta bidang profesional khusus ( spesialisasi PR/HUMAS bidang industri pelayanan jasa). Dengan indikator sebagai berikut:

a.     Tanggal 27 November 1995 terbentuk Himpunan Humas Hotel Berbintang ( H-3). Himpunan ini diperuntukkan sebagai wadah organisasi profesi HUMAS bidang jasa perhotelan, berkaitan erat dengan organisasi PHRI ( Perhimpunan Hotel dan Restoran di Indonesia).

b.     Tanggal 13 september 1996 diresmikannya Forum Komunikasi Antar Humas Perbankan ( FORKAMAS) oleh Gubernur BI Soedradjad Djiwandono. Forum ini resmi bagi para pejabat HUMAS ( Public Relations Officer ), baik bank pemerintah ( HIMBARA), swasta ( PERBANAS), dan asing yang beroperasi di bidang jasa perbankan di Indonesia.

c.      Keluarnya SK BAPEPAM No.63/1996, tentang wajibnya pihak emiten (perusahaan yang go public) di Pasar Bursa Efek Jakarta ( BEJ) dan Bursa Efek Surabaya memiliki lembaga Corporate Secretary.

d.     Berdirinya PRSI ( Pulic Relations Society of Indonesia ) pada tanggal 11 November 2003 di Jakarta. ini menyerupai PRSA ( Public Relations Society of Amerika), sebuah organisasi profesional yang bergengsi dan berpengaruh serta mampu memberikan sertifikasi akreditasi PR Profesional (APR) di Amerika yang diakui secara internasional. PRSI atau Masyarakat PR Indonesia (MAPRI) pertama kali dipimpin oleh August Parengkuan seorang wartawan senior harian Kompas dan mantan ketua Perhumas-Indonesia. Tujuan organisasi ini adalah meningkatkan kesadaran, kepedulian, kebersamaan, pemberdayaan serta pastisipasi para anggotanya untuk berkiprah sebagai PR professional dalam aktivitas secara nasional maupun internasional.

 

B.     Definisi  Humas

Hubungan masyarakat adalah suatu usaha yang sengaja dilakukan, direncanakan secara berkesinambungan untuk menciptakan saling pengertian antara sebuah lembaga/institusi dengan masyarakat/publik.

Humas merupakan seni sekaligus ilmu sosial dalam menganalisa kecenderungan, meramalkan konsekuensinya, memberikan pengarahan kepada pimpinan institusi/lembaga dan melaksanakan kegiatan humas secara terencana yang dapat memenuhi kepentingan baik institusi/lembaga tersebut maupun masyarakat yang terkait. The Briitish Institut of public relations (Rahmandi, 1994) mendefinisikan Humas sebagai “Upaya sungguh-sungguh, terencana dan berkesinambungan untuk menciptakan dan membina saling pengertian antara organisasi dan publiknya”.

Menurut Frank Jeffkins, Humas adalah sesuatu yang terdiri dari semua bentuk komunikasi berencana baik ke dalam maupun ke luar antara organisasi dengan publiknya untuk mencapai tujuan khusus, yakni pengertian bersama.

Menurut Edward L. Bernays, humas memiliki tiga pengertian :

             1.     Memberi penerangan kepada masyarakat.

             2.     Melakukan persuasi kepada masyarakat (Pembujukan langsung terhadap masyarakat guna mengubah sikap dan tindakan)

          3.     Upaya untuk mengintegrasikan sikap dan tindakan suatu lembaga dengan sikap dan perbuatan masyarakat terhadap permasalahannya.

Jadi Humas adalah aktivitas komuniksi dua arah dengan publik (perusahaan/organisasi), yang bertujuan untuk menumbuhkan saling pengertian, saling percaya, dan saling membantu/kerjasama.

Hubungan masyarakat (Humas) diartikan sebagai salah satu kegiatan dari PR yang menangani hubungan antara lembaga dengan masyarakat. Humas adalah seni menciptakan pengertian publik yang lebih baik sehingga dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap suatu individu/ organisasi. kadang terkesan sebagai suatu upaya untuk menjawab keresahan atas suatu permasalahan yang terjadi dalam masyarakat dan berhubungan dengan lembaga yang bersangkutan. Humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi.

 

 

Menurut Efendy, Humas dapat dibedakan ke dalam dua pengertian yakni :

1.    Sebagai Teknik komunikasi : dimaksudkan bahwa humas dilakukan sendiri oleh pimpinan organisasi

2.    Sebagai Metode komunikasi:  dimaksudkan bahwa dilakukan secara melembaga (Public relation of being), dimana wahana humas ditekankan adalah berupa biro, bagian, seksi, urusan bidang dan lain sebagainya.

Dapat dikatakan bahwa Humas baik sebagai teknik komunikasi maupun sebagai metode komunikasi adalah suatu aktifitas yang menunjang manajemen suatu lembaga untuk menggerakkan manusia-manusia yang terlibat, menuju sasaran dan tujuan lembaga.

Seidel dalam Effendy (1990), memberikan definisi Humas adalah proses kontinyu dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh good will (kemauan baik) dan pengertian dari para pelanggannya, pegawainya, dan publik umumnya; ke dalam menganalisa dan perbaikan terhadap diri sendiri, keluar dengan mengadakan pertanyaan-pertanyaan.

 

C.    Karakteristik Humas

Dari beberapa definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa ada 4 (empat) ciri utama Humas yang disebut sebagai karakteristik humas, diantaranya yaitu:

1.    Adanya Upaya Komunikasi yang Bersifat Dua Arah

Hakekat humas adalah komunkasi. Namun tidak semua komunikasi dikatakan humas. Komunikasi yang menjadi ciri kehumasan adalah komunikasi dua arah yang memungkinkan terjadinya arus informasi timbal balik.

2.    Sifatnya yang Terencana

Sifat humas yang terencana mengandung pengertian bahwa kerja/aktivitas humas merupakan kerja/aktivitas yang berkesinambungan, memiliki metode terintegrasi dengan bagian lain dan hasilnya tangible (nyata). Syarat terencana dan berkesinambungan ini merupakan salah satu syarat yang dinilai dalam kompetisi tertinggi program humas HUMAS internasional, yakni GWA (Golden World Award For Excellence in  HUMAS).

3.    Berorientasi pada Organisasi/Lembaga

Dengan mencermati orientasi tersebut, maka syarat mutlak dalam kerja humas adalah pemahaman yang tinggi terhadap visi, misi, dan budaya organisasi/lembaga. Visi, misi, dan budaya organisasi/lembaga inilah yang menjadi materi utama humas, sehingga dapat mencapai tujuan humas dan mendukung tujuan manajemen lainnya, termasuk tujuan marketing.

4.    Sasarannya adalah Publik

Yaitu suatu kelompok dalam masyarakat yang memiliki karakteristik kepentingan yang sama. Jadi sasaran humas bukanlah perorangan, hal ini perlu disampaikan sebab masih ada orang yang mengistilahkan HUMAS sebagai Personal Relation.

 

D.  Macam-macam Humas

Macam-macam Humas dibedakan menjadi :

1. Humas Pemerintahan

Humas Pemerintahan pada dasarnya tidak bersifat politis. Bagian humas di pemerintahan dibentuk untuk mempublikasikan atau menginformasikan kebijakan-kebijakan mereka. Mereka memberi informasi secara teratur tentang kebijakan, rencana-rencana, serta hasil-hasil kerja institusi serta memberi pengertian kepada masyarakat tentang peraturan dan segala sesuatunya yang berpengaruh terhadap kehidupan masyarakat.

Selain memberikan informasi keluar, humas pemerintahan dan politik juga harus memungkinkan untuk memberi masukan dan saran bagi para pejabat tentang segala informasi yang diperlukan dan reaksi atau kemungkinan reaksi masyarakat akan kebijakan institusi, baik yang sedang dilaksanakan, akan dilaksanakan ataupun yang sedang diusulkan.

Tugas pemerintah memang sangat berat , sebab masyarakat yang dihadapi terdiri dari berbagai public dengan kepentingan yang sangat kompleks pula. Hal ini memang tidak lepas pula dari “karakteristik” yang melekat dalam setiap program humas pemerintah antara lain sebagai berikut :

1.        Program humas pemerintah ditujukan untuk masyarakat luas. Dengan berbagai latar belakang, karakter, ekonomi, pendidikan yang beragam.

2.        Seringkali hasilnya abstrak, sulit dilihat dalm waktu dekat bahkan panjang sekalipun karena sifatnya yang integral dan berkesinambungan.

3.        Program humas pemerintah selalu mendapat pengawasasn dari berbagai kalangan,terutama pers, LSM dan sebagainya.Mereka sangat berperan dalam proses penyadaran masyarakatmengenai permasalahan mereka.

2. Humas Industri dan bisnis

Dunia bisnis dan industri sekarang ini menyadari pentingnya keterlibatan masyarakat dalam dunianya. Sehingga ada hubungan timbal balik yang merupakan ciri dan konsep humas. Dari sisi industry, mereka memiliki tugas untuk menyampaikan kepentingan bisnisnya, sebaliknya, masyarakat harus mengetahuai dampak yang berpengaruh dari  industri dan bisnis.

Latar belakang diatas turut pula mempengaruhi berkembangnya humas industri dan bisnis.  Beberapa penerapan humas dalam industri dan bisnis meliputi : hubungan dengan pelanggan dan peran humas terhadap marketing yang pada akhirnya melahirkan marketing HUMAS hubungan dengan pemegang saham, hubungan dengan pers, bantuan untuk merekrut pegawai baru, hubungan dengan komunitas, hubungan dengan perusahaan/organisasi lain, hubungan dengan pemerintahan.

 

3. Humas Sosial

     Humas sosial dibedakan lagi menjadi :

1)        Humas penegak hukum

Termasuk dalam hal ini humas yang berada dalam kepolisian karena kepolisian telah menjadi perhatian masyarakat dalm hubungannya terhadap kelompok minoritas, hak warga Negara, penyalahgunaan obat bius, kejahatan, ketertiban umum dan sebagainya. Sebagai hasilnya banyak golongan penegak hukum merasa perlu untuk membentuk grup-grup penasihat warga Negara dan merangkap sebagai pejabat humas untuk bekerjasama dengan mereka dan para media massa. Singkatnya, penegak hokum perlu mendengarkan dan tanggap terhadap kepentingan umum supaya mereka dapat membantu masyarakat dengan baik.

 

2)  Humas Profesi

Maksud penerapannya adalah untuk mendapat pengakuan dan  publikasi tentang apa yang telah mereka lakukan bagi kepentingan umum. Bentuk yang bias ditemukan melalui Kampanye kesehatan, sadar hukum, mass information, pengumpulan dan, publikasi perkembangan teknologi kedokteran dan hasil penelitian, pengalaman dramatis dalam mencari berita dan pemutaran film-film. Contoh penerapan bentuk humas Profesi tersebut adalah humas di bidang kedokteran pada organisasi IDI, humas di bidang pengacara, wartawan, artis dan sebagainya.

 

3) Humas Organisasi Sukarela

Lahirnya humas organisasi sukarela berawal dari keinginan orang-orang  untuk bergerak di bidang sosial, membantu sesama dan tidak berorientasi pada perolehan profit atau materi semata. Peranannya untuk merancang suatu program kegiatan sosial, termasuk di dalamnya mengadakan hubungan dengan pers. Contoh Humas organisasi sukarela ini : Humas di yayasan panti asuhan.

4) Humas Organisasi Internasional

Lahirnya humas Internasional disebabkan oleh adanya perubahan sangat cepat di dalam segala bidang, misalnya perkembangan di bidang pariwisata, komunikasi, pertukaran siswa di bidang pendidikan dan sebagainya. Semua itu memungkinkan terjadinya kontak atau hubungan antar negara. Dengan demikian, untuk memelihara hubungan yang baik antara satu Negara dengan Negara yang lain humas memegang peranan penting. Suatu contoh penerapan humas internasional selain hubungan antar negara adalah adanya konfrensi tingkat dunia yang dihadiri oleh banyak negara.

 

E. Fungsi dan Peranan Humas

1. Fungsi Humas

Berbicara fungsi berarti berbicara mengenai kegunaan humas dalam mencapai tujuan organisasi/lembaga. Dibawah ini terdapat beberapa fungsi Humas :

 a. Fungsi utama Humas

Fungsi-fungsi utama yang dilakukan oleh seorang humas dalam organisasinya meliputi berbagai bidang, dibawah ini terdapat beberapa fungsi humas yang paling utama, yaitu:

1)   Menumbuhkan dan mengembangkan hubungan baik antara lembaga/organisasi dengan publiknya, baik publik intern maupun extern dalam rangka menanamkan pengertian

2)   Menilai dan menentukan pendapat umum yang berkaitan dengan organisasinya

3)   Memberi saran kepada pemimpin tentang cara-cara mengendalikan pendapat umum sebagaimana mestinya

4)   Menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik dalam rangka menciptakan iklim pendapat publik yangmenguntungkan organisasi/lembaga

5)   Menggunakan komunikasi untuk mempengaruhi pendapat umum

b. Fungsi Humas menurut Djanalis Djanaid

Dalam buku Publi Relations: Teori dan Praktek yang ditulis oleh Djanalis Djanaid (1993) disebutkan dua fungsi PR yaitu:

1)   Fungsi konstruktif

Fungsi ini mendorong humas membuat aktivitas ataupun kegiatan-kegiatan yang terencana, berkesinambungan yang cenderung bersifat proaktif. Termasuk disini humas bertindak secara preventif (mencegah).

2)   Fungsi korektif

Artinya, apabila sebuah organisasi/lembaga terjadi masalah-masalah (krisis) dengan public, maka humas harus berperan dalam mengatasi terselesainya masalah tersebut. Fungsi ini sama halnya dengan suatu penyakit, ketika orang sudah dalam keadaan sakit, maka upaya salanjutnya adalah upaya mengobati menuju kesembuhan. Karena mengobati adalah salah satu upaya penyembuhan, maka dapat jadi upaya ini gagal totol sehingga menyebabkan kematian. Pepatah mengatakan, “mencegah lebih baik daripada mengobati.”

c.  Fungsi Humas menurut IPRA          

Penelitian yang diadakan oleh International Public Relations Association (IPRA) pada tahun 1981 menyimpulkan bahwa pada umumnya fungsi PR/humas masa kini meliputi 15 pokok yaitu:

1)        Memberi konseling yang didasari pemahaman masalah humasilaku manusia.

2)        Membuat analisis "trend" masa depan dan ramalan akan akibat-akibatnya bagi institusi.

3)        Melakukan riset pendapat, sikap dan harapan masyarakat terhadap institusi serta memberi saran tindakan-tindakan yang diperlukan institusi untuk mengatasinya.

4)        Menciptakan dan membina komunikasi dua-arah berlandaskan kebenaran dan informasi yang utuh

5)        Mencegah konflik dan salah pengertian

6)        Meningkatkan rasa saling hormat dan rasa tanggung jawab sosial.

7)        Meningkatkan rasa saling hormat dan rasa tanggung jawab sosial.

8)        Meningkatkan itikat baik institusi terhadap anggota, pemasok dan konsumen

9)        Memperbaiki hubungan industrial

10)    Melakukan penyerasian kepentingan institusi terhadap kepentingan umum

11)    Menarik calon tenaga yang baik agar menjadi anggota serta mengurangi keinginan anggota untuk keluar dari institusi.· Memasyarakatkan humasoduk atau layanan

12)    Mengusahakan perolehan laba yang maksimal

13)    Menciptakan jadi diri institusi

14)    Memupuk minat mengenai masalah-masalah nasional maupun ternasional

15)    Meningkatkan pengertian mengenai demokrasi

d.  Fungsi Humas  menurut Canfield

Bertrand R. Canfield dalam bukunya Public Relations, Principles and Problems mengemukakan tiga fungsi Humas , yaitu:

1)   Mengabdi kepada kepentingan umum (it should serve the public’s interest)

2)   Memelihara komunikasi yang baik (Maintain good communication)

3)   Menitik beratkan moral dan tingkah laku yang baik (And stress good morals and manners)

e.  Fungsi Humas menurut Edward L. Bernaus

Mengenai fungi Humas Edward L. Bernaus seorang pelopor humas di Amerika Serikat dalam bukunya Public Relations (1952) terdapat tiga fungsi humas, yaitu:

1)   Memberikan informasi kepada masyarakat

2)   Mengajak masyarakat untuk mengubah sikap dan perilaku mereka

3)   Melakukan usaha-usaha untuk menyatukan sikap dan tindakan suatu lembaga atau organisasinya dengan publiknya atau sebaliknya.

f.  Fungsi Humas sebagai fungsi Manajemen

            1)   Fungsi Intern (dari dalam ke luar)

·      PR harus mampu mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran/citra masyarakat yang positif terhadap segala tindakan atau kebijaksanaan organisasi/lembaga. Oleh karena itu, setiap anggota organisasi harus mampu memberikan image positif yang mewakili organisasinya,

·      Penghubung antara menejemen dan publiknya

            2)   Fungsi Ekstern (dari luar ke dalam)

·      PR harus mampu mengenali/mengidentifikasikan hal-hal yang dapat menimbulkan sikap/gambaran yang negatif dalam masyarakat sebelum sesuatu tindakan/kebijakan dijalankan

·  Memberi nasehat pada menejemen mengenai semua perkembangan luar atau dalam, yang menyangkut pengeruh hubungan perusahaan dengan publiknya.

·      Membuat penelitian dan penafsiran bagi kepentingan menejemen mengenai sikap-sikap yang ada sekarang atau diperkirakan sebelumnya pada public utama atas urusan perusahaan.

·      Bertindak untuk kepentingan menejemen dalam merencanakan dan meleksanakan fungsi-fungsi umum

g.  Fungsi Humas menurut Philip Kesly

Fungsi humas menurut Philip Kesly seorang petugas humas terkemuka dalam tulisannya “Managing the human Climate”, bahwa setiap bidang atau kegiatan Humas  mempunyai kaitan dengan bidang lainnya dan petugas humas itu harus mengetahui bidang atau kegiatan mana yang sesuai dengan program organisasinya.

Berdasarkan bidang-bidang yang dicakup kegiatan humas diatas Philip Kesly menyimpulkan fungsi humas, sebagai berikut:

1)        Humas adalah fungsi menejemen yang dibentuk untuk mencapai tujuan organisasi

2)        Membantu pelaksanaan program organisasi

3)        Memberi nasehat, petunjuk dan konsultasi dalam pelaksanakan kegiatan organisasi

4)        Melaksanakan hal-hal yang berhubungan dengan keuangan dan kepegawaian

5)        Menumbuhkan kesadaran akan perlunya komunikasi dalam menejemen

6)        Memberikan informasi secara terbuka dan akurat, untuk menghilangkan keraguan terhadap sesuatu hal

7)        Menyampaikan informasi secara jujur tanpa menambah atau mengurangi hakekat yang sesunggunya

8)        Berusaha untuk menarik perhatian publik Terhadap organisasi maupun terhadap keluarnya.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Contoh kegiatan Personil Bidang Humas sedangmelaksanakan

salah satu fungsinya, berkomunikasi ke luar mewakili organisasinya.

(sumber : Google image)

 

2.  Peranan Humas

Peranan humas dapat dibedakan menjadi 2 yakni peranan Manajerial dan peran Teknis. Peranan manajerial dapat diuraikan menjadi 3 peranan, yakni : expert pereciber communication, problem solving process facilitator dan communicatoin facilitator.

Ketiga peran Manajerial dapat dijelaskan sebagai berikut :

1.    Expert Preciber Communication

Petugas Humas dianggap sebagai orang yang ahli. Dia menasehati pimpinan perusahaan/organisasi. Hubungan mereka diibaratkan seperti hubungan dokter dan pasien.

2.    Problem Solving Process Facilitator

Yakni petugas humas melibatkan diri atau dilibatkan dalam setiap manajemen/krisis. Dia menjadi anggota tim bahkan bila memungkinkan menjadi leader dalam penanganan krisis manajemen.

3.    Communicatoin facilitator

Petugas humas sebagai fasilitator atau jembatan komunikasi antara publik dengan perusahaan/organisasi sebagai media atau penegah bila ada misscommunication.

Seorang petugas humas dianggap juga sebagai pelaksana teknis komunikasi Technician Communication (peran teknis) yang bertanggung jawab menyediakan layanan di bidang humas, sementara kebijakan dan keputusan teknik komunikasi mana yang akan digunakan bukan merupakan keputusan petugas humas, melainkan keputusan manajemen dan petugas humas yang melaksanakan.

Peranan yang paling sering dilakukan petugas humas sangat tergantung dari beberapa hal, antara lain: sistem budaya organisasi/perusahaannya, tersedianya sumber daya manusia yang berkualitas, struktur organisasi/perusahaan yang menentukan wewenang dan kebijakan humas, serta ciri khas kehumasan sebuah organisasi/perusahaan.

 

F.  Tujuan Humas

Humas pada hakekatnya adalah aktivitas komunikasi, maka sebenarnya tujuan humas dapat dianalogikan dengan tujuan komunikasi, yaitu adanya perubahan dan penguatan aspek kognisi, afeksi dan perilaku komunikannya. Berdasarkan hal tersebut, maka rumusan yang tepat mengenai tujuan humas adalah :

1.    Terpelihara dan terbentuknya saling pengertian (Aspek Kognitif)

Hubungan masyarakat diharapkan dapat membuat publik dan organisasi/lembaga saling mengenal, baik mengenal kebutuhan, kepentingan, harapan, maupun budaya masing-masing. Dengan demikian, aktivitas kehumasan haruslah menunjukkan adanya usaha komunikasi untuk mencapai saling kenal dan mengerti.

 

2.    Menjaga dan membentuk saling percaya (Aspek Afektif)

Hubungan masyarakat harus mampu menumbuhkan sikap (afeksi) saling percaya (mutual confidence), dimaksudkan bahwa ada keyakinan seseorang (publik) akan “kebaikan/ketulusan” orang lain (organisasi/lembaga) dan juga ada keyakinan organisasi/lembaga akan “kebaikan/ketulusan” publiknya.  Bila humas memberi informasi dua kepetingan (organisasi dan pers), maka berikutnya humas harus dapat meyakinkan kedua belah pihak untuk dapat menerima dan menghormati kepentingan masing-masing. Untuk mencapai tujuan saling percaya ini, prinsip-prisip komunikasi persuasif dapat diterapkan.

 

3.    Memelihara dan menciptakan kerja sama (Aspek Psikomotor)

Tujuan berikutnya adalah dengan komunikasi diharapkan akan terbentuk bantuan dan kerjasama nyata. Artinya, bantuan dan kerja sama ini sudah dalam bentuk perilaku atau termanifestasikan dalam bentuk tindakan tertentu.

 

Mengacu dari ketiga tujuan di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa setelah pengetahuan/pikiran dibuka, emosi atau kepercayaan disentuh maka selanjutnya perilaku positif dapat diraih. Pada akhirnya, semua itu kembali pada tujuan yang lebih besar yakni, terbentuknya citra/image yang fafourable tehadap organisasi/lembaga dimana humas berada.

 

G.   Manfaat Humas

Ada beberapa manfaat dari adanya humas dalam  organisasi/lembaga yang berhubungan erat dengan tujuan dan fungsi humas. Manfaat tersebut adalah sebagai berikut :

a. Memahami, menganalisis dan mengevaluasi kecenderungan perilaku publik. Kecenderungan perilaku publik diklasifikasikan oleh Frank Jeffkins menjadi empat situasi yang dihadapi oleh humas, yakni tidak tahu, apatis, prasangka dan memusuhi. Dalam hal tersebut tugas humas dapat mengubah publik yang tidak tahu menjadi tahu, yang apatis menjadi peduli, yang berprasangka menjadi menerima, dan yang memusuhi menjadi simpati.

b. Mempertemukan kepentingan organisasi/lembaga dengan kepentingan public. Kepentingan organisasi/lembaga dapat jauh berbeda dengan kepentingan publik dan sebaliknya. Dalam kondisi yang manapun, tugas humas adalah mempertemukan kepentingan ini menjadi saling dimengerti, dipahami, dihormati, dan dilaksanakan. Bila kepentingannya berbeda, maka humas d apat bertugas untuk menghubungkannya.                                                 

c.     Mengevaluasi program humas organisasi/lembaga, khususnya yang berkaitan  dengan publik. Humas disini bertugas untuk senantiasa memonitor semua program humas, karena tugas tersebut dapat berarti humas memiliki wewenang untuk memberi nasihat apakah suatu program humas sebaiknya diteruskan atau dihentikan.

 

H.      Aspek-aspek Humas

 

Aspek-aspek pada Humas dapat dirinci sebagai berikut :

       1. Aspek Layanan

           Aspek layanan dalam kegiatan Humas untuk mengatur, mengotomatisasi, dan sinkronisasi proses-prinsipnya bisnis penjualan kegiatan, tetapi juga orang untuk pemasaran, layanan pelanggan, dan dukungan teknis. Tujuan keseluruhan adalah untuk menemukan, menarik dan menang klien baru, memelihara dan mempertahankan orang-orang perusahaan sudah memiliki, menarik mantan klien kembali ke flip, dan mengurangi biaya pemasaran dan pelayanan klien. Contoh : Pada sebuah perusahaan dibutuhkan layanan yang baik agar klien tertarik dan bertahan pada perusahaan tersebut

 

2. Aspek Komunikasi

Perubahan dengan memasukan aspek komunikasi atau hubungan dua arah (two-way communications). Definisi mengenai humas kemudian memasukkan kata-kata seperti reciprocal (timbal balik), mutual (saling) dan between (antara). Dengan demikian pengertian humas sudah mengandung pengertian aksi timbal balik (interaktif).

Contoh: Sebelum para karyawan perusahaan melakukan unjuk rasa kenaikan gaji, public relations harus melibatkan semua staff perusahaan yang bersangkutan untuk mencegah aksi dan umpan balik. Public relations menggunakan informasi untuk mengembangkan sebuah rencana aksi dirancang untuk meminimalkan resiko unjuk rasa dan kemudian melaksanakan rencana terbaik sebelum terjadi unjuk rasa oleh karyawan perusahaan.

 

3. Aspek Kesetiaan

  Mempengaruhi perilaku orang secara individu maupun kelompok saat saling berhubungan, melalui dialog dengan semua golongan, dimana persepsi ,sikap dan opini untuk mencapai suatu kesuksesan sebuah perusahaan dimana dia berada. Contoh : menjaga suatu rahasia perusahaan oleh pegawai dan karyawan demi kelancaran jalannya perusahaan

 

4. Aspek Produktivitas

                        Filosofi dan spirit tentang produktivitas sudah ada sejak awal peradaban manusia karena  makna produktivitas adalah keinginan (the will) dan upaya (effort) untuk selalu meningkatkan kualitas kehidupan dan penghidupan disegala bidang). Pandangan yang lebih mengandung arti filosofi itu memberi arti filosofi dan spirit yang cukup mendalam dan memungkinkan setiap orang yang memahaminya memandang kerja,baik secara individual atau kelompok dalam suatu organisasi sebagai suatu keutamaan dalam hal mengutamakan bekerja dengan mengacu kepada unsur efisiensi dan efektivitas yang merupakan penjabaran secara teknis dari konsep produktivitas.

                   Menurut dewan produktivitas Nasional Indonesia 1983, dikatakan bahwa produktivitas mengandung pengertian sikap mental (attitude of mind) yang selalu mempunyai pandangan : “Mutu kehidupan hari ini harus lebih baik dari kemarin,dan esok lebih baik dari hari ini.”

                   Secara umum produktivitas mengandung pengertian perbandingan terbalik antara hasil yang dicapai (output) dengan keseluruhan sumber daya yang digunakan (input). (Sedarmayanti,2009:197). Dapat dikatakan bahwa kinerja sebagai suatu hasil yang atau output dari suatu proses pelaksanaan tugas akan berpengaruh terhadap produktivitas/kerja. Semakin baik kinerja seorang pegawai, berarti pegawai tersebut juga semakin produktif atau produktivitasnya semakin meningkat.

Contoh: Merancang iklan yang menarik dan berbeda dengan yang lain sehingga menarik klien untuk bergabung sehingga dapat meningkatkan produktivitas di perusahaan.

      5.   Aspek Etika Moral

            Public relation adalah merupakan salah satu profesi yang memiliki kode etik. Dalam public relation kode etik disebut sebagai kode etik publik relation atau kode etik kehumasan atau etika profesi humas. Professional Humas (Public relation Officer by professional) berfungsi untuk menghadapi dan mengantisipasi tantangan kedepan, yaitu pergeseran sistem pemerintah otokratik menuju sistem reformasi yang lebih demokratik dalam era globalisasi yang ditandai dengan munculnya kebebasan pers, mengeluarkan pendapat, opini dan berekspresi yang terbuka serta kemampuan untuk berkompetitif dalam persaingan pasar bebas, khususnya di bidang jasa teknologi informasi dan bisnis lainnya yang mampu menerobos batas-batas wilayah suatu negara ,sehingga dampaknya sulit dibendung oleh negara lain sebagai target sasarannya. Contoh: tidak menggunakan cara atau sistem yang menyinggung klien dalam proses berjalannya perusahaan.

 

I.    Persyaratan Petugas Humas

Profesi sebagai seorang petugas Humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi.

1.     Pengetahuan yang harus difahami oleh Petugas Humas

Melihat kegiatan-kegiatan yang dilakukan di dalam humas, petugas humas hendaknya memiliki pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang menunjang kegiatan tersebut yaitu :

a.       Kontak Pribadi, setiap petugas humas haruslah menyadari pentingnya tindakan, tingkah laku, tutur kata agar tidak menyinggung perasaan sehingga mempermudah tercapainya tujuan.

b.  Kunjungan tamu, petugas humas harus dapat mengatur ruangan tamu dan menempatkan diri menjadi tuan rumah yang baik

c.    Berbicara dimuka umum, ucapan petugas humas dimuka umum harus terdengar jelas, menarik dan berkesan.

d.      Penampilan petugas humas juga perlu diperhatikan

e.     Hubungan telepon, suara petugas humas ditelepon diusahakan jelas, terang, simpatik dan tidak terkesan tergesa-gesa.

f.   Publisitas, petugas humas harus mengetahui tata kerja penerbitan, seperti bentuk,  ukuran, teknik penyebarluasan dan waktu yang tepat untuk diterbitkan.

 

Disamping persyaratan diatas ada juga pedoman bagi petugas humas dalam melakukan dan mengembangkan hubungan masyarakat antara lain :

a.        Penampilan

b.        Tingka laku

c.         Keterbukaan

d.        Kemampuan daya tangkap dan pemehaman

e.         Kemampuan memahami orang lain

f.          Keterusterangan

g.        Etika

h.        Kegembiraan

i.          Kecakapan untuk berkomunikasi

j.          Kemampuan untuk memberi perhatian

 

2.    Sikap Petugas Humas dalam Melaksanakan Tugas

Seorang humas dituntut mempunyai ketrampilan dasar yang harus berkembang sesuai dengan pengalamannya ,ketrampilan dasar tersebut meliputi hal-hal berikut :

a.        Bertindak sebagai saluran komunikasi dua arah antara organisasi dan publik

b.        Membantu terjalinnya hubungan yang naik antara individu dalam orgnisasi

c.         Berusaha mempromosikan organisasi

d.     Mengawasi kebutuhan publik serta membuat rancangan untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

e.  Berusaha melakukan hal-hal yang bermanfaat bagi organisasi dengan melalui pertukaran informasi

f.       Mengantisipasi perubahan sikap dan tingka laku publik terhadap organisasi.

g. Mengambil tindakan utnuk memperbaiki kritik-kritik yang dilancarkan terhadap organisasi

h.     Membantu pelaksanaan program humas organisasi dengan rasa  tanggung jawab untuk mendapatkan keuntungan bersama.

i.        Mengetahui metode-metode baru dalam bidang riset dan ilmu pengetahuan.

 

 

 

 

Dalam kondisi apapun, seorang

petugas Humas, usahakan selalu

tersenyum dalam menghadapi

Publik.

 

3.    Keterampilan/Keahlian yang harus dikuasai Petugas Humas

Kemampuan dan keahlian mutlak diperlukan agar dapat menjalankan tugas dengan baik. Dalam menjalankan tugasnya, praktisi public relations harus memiliki keahlian-keahlian, antara lain :

1.        Mampu dengan baik menghadapi semua orang dengan berbagai macam karakter dan sifat. Artinya, mampu dan berusaha memahami dan bersikap toleran kepada orang yang dihadapinya.

2.   Mampu berkomunikasi dengan baik. Artinya mampu menjelaskan segala sesuatu dengan jernih, jelas dan lugas, baik secara lisan maupun tertulis, bahkan secara visual.

3.   Pandai mengorganisasikan segala sesuatu. Artinya, mampu merencanakan segala seuatu dengan profesi humasnya.

4.   Memiliki integritas personal, baik dalam profesi humasnya maupun dalam kehidupan pribadinya.

5. Memiliki imajinasi. Artinya, memiliki daya kreatifitas yang baik dan mampu menemukan cara-cara untuk memecahkan masalah.

6.     Kemampuan mencari tahu. Artinya, harus memiliki akses informasi seluas-luasnya.

7.     Mampu melaukan penelitian dan mengevaluasi hasil-hasil dari suatu kegiatan/program humas.

Keahlian-keahlian tersebut di atas sangat diperlukan untuk melaksanakan berbagai tugas dan pekerjaan kehumasan.

 

 

 

 

 

   Mengangkat telepon selalu dengan

   tangan kiri, tangan kanan siap dengan

   Alat tulis, untuk mencatat pesan atau maksud dari si penelelpon.

 

4.  Penampilan seorang Petugas Humas

Seorang humas harus benar-benar memperhatikan penampilan yang dimaksud disini adalah penampilan kedinasan .Dalam menjalankan tugas seorang humas harus mampu menampilkan dirinya secara utuh baik secara fisik maupun mental. Faktor-faktor yang mempengaruhi penampilan humas adalah sebagai berikut :

1) Kondisi Fisik

2) Perawatan Badan (rambut,wajah, tubuh, tangan dan kaki)

     3) Sikap (sikap saat berjalan, berbicara, saat makan dan minum)

     4) Busana atau pakaian

 

J.     Prosedur Kerja Humas

 

          Untuk melaksanakan kegiatan HUMAS dengan baik, maka diperlukan proses. Mengingat, kegiatan HUMAS tidak hanya mementingkan hasil akhir, namun juga cara yang ditempuh untuk memperoleh hasil akhir tersebut.

          Dalam memahami dan menyelesaikan permasalahan yang ada dalam lingkungan kerja, seorang praktisi HUMAS harus memiliki tahap-tahap dalam melakukan kegiatannya. Ada empat proses Humas/public relations. Proses tersebut bersifat dinamis, sehingga setiap unsur yang ada pun berkesinambungan. Keempat proses tersebut adalah: 

1.  Research (penelitian)

          Seorang praktisi HUMAS harus mengenal gejala dan penyebab permasalahan. Oleh sebab itu, praktisi HUMAS perlu melibatkan dirinya dalam penelitian dalam pengumpulan fakta. Ia perlu memantau dan membaca tentang pengertian, opini, sikap, dan perilaku orang-orang yang berkepentingan dan terpengaruhi oleh tindakan perusahaan. “What’s happening now?” merupakan kata-kata yang menjelaskan tahap ini. Seorang praktisi HUMAS harus jeli dalam melihat data dan fakta yang erat sangkut pautnya dengan pekerjaan yang akan digarap. Segala keterangan harus diperoleh selengkap mungkin.

          Dalam tahap mendefinisikan penilitian, seorang praktisi HUMAS harus mengolah data faktual yang telah ada, mengadakan perbandingan, melakukan pertimbangan, dan menghasilkan penila ian, sehingga dapat diperoleh kesimpulan dan ketelitian dari data faktual yang telah didapat. Proses HUMAS tidak sesederhana pengumpulan data dan fakta, namun juga harus mengedepankan pengolahan, penelitian, pengklasifikasian, dan penyusun-an data sedemikian rupa sehingga memudahkan pemecahan masalah nantinya. Penelitian dalam pencarian data ini dapat dilakukan dengan cara-cara: survei dan poling, wawancara, focus group discussion, wawancara mendalam, dan walking around research.

 

2. Planning (perencanaan)

          Tahap berikutnya setelah penelitian dan pencarian data, adalah tahap perencanaan.  Dalam tahap ini, praktisi HUMAS melakukan penyusunan masalah. Ia melakukan pemikiran untuk mengatasi masalah dan menentukan orang-orang yang akan menangani masalah tersebut nantinya. Perencanaan ini tidak boleh diabaikan, namun harus dipikirkan secara matang karena turut menentukan suksesnya pekerjaan HUMAS secara keseluruhan. Perencanaan disusun atas data dan fakta yang telah diperoleh, bukan berdasarkan keinginan HUMAS. Berdasarkan pada rumusan masalah, dibuat strategi perencanaan dan pengambilan keputusan untuk membuat program humas kerja berdasarkan kebijakan lembaga yang juga disesuaikan dengan kepentingan publik. Kata kunci dari tahap ini adalah, “What should we do and why?”

 

3. Action and Communication (aksi dan komunikasi)

       Pada pelaksanaannya, praktisi humas sering kali melakukan komunikasi berdasarkan hasil pendapat sendiri. Akibatnya, tindakan tersebut terkadang membawa hasil yang buruk dan tidak disarankan karena akan berisiko pada citra perusahaan/instansi. Tahap ini perlu dilakukan untuk mendapatkan jawaban pertanyaan, “How do we do it and say it”.

       Tujuan dan objektivitas yang spesifik harus dikaitkan untuk mencapai aksi dan komunikasi yang akan dilakukan oleh praktisi HUMAS. Ia harus mampu mengkomunikasikan pelaksanaan program humas sehingga dapat mempengaruhi sikap publiknya yang kemudian mendorong mereka untuk mendukung pelaksanaan program humas tersebut. Selain itu, ia juga harus melakukan aksi dan melakukan kegiatan HUMAS sebaik-baiknya.

       Kegiatan aksi ini merupakan kegiatan komunikasi, selayaknya komunikasi kelompok, komunikasi massa, dan komunikasi organisasional. 

 

4. Evaluation (evaluasi/penilaian)

       Cara untuk mengetahui apakah sebuah kegiatan prosesnya sudah selesai atau belum adalah dengan mengadakan evaluasi atas langkah-langkah yang telah diambil. Tujuan utama dari evaluasi adalah untuk mengukur keefektifitasan proses secara keseluruhan. Pada tahap ini, dituntut untuk teliti dan seksama demi keakuratan data dan fakta yang telah ada. Oleh karena itu, setelah selesai satu permasalahan, tidak menutup kemungkinan untuk mendapatkan masalah baru lagi. Dengan demikian, tahap ini juga sebagai acuan perencanaan di masa mendatang. Singkat kata, “How did we do?” menjadi acuan dalam tahap ini.