RUANG LINGKUP KEPROTOKOLAN

3.11.  RUANG LINGKUP KEPROTOKOLAN

3.11.       Memahami ruang lingkup keprotokolan

4.11.       Melakukan pengelompokkan ruang lingkup keprotokolan

RUANG LINGKUP KEPROTOKOLAN

Setiap institusi baik pemerintah maupun swasta seringkali harus menyelenggarakan suatu acara, baik yang bersifat resmi maupun setengah resmi. Sering kita menyaksikan penyelenggaraan sebuah acara berjalan lancar, tertib, khidmat, menarik, tetapi ada kalanya kita menyaksikan penyelenggaraan acara yang berjalan kacau dan mengecewakan.

Agar pemyelenggaraan suatu acara dapat berjalan lancar dan tertib, pelaksana kegiatan seyogyanya harus memahami tentang tata aturan protokoler dan cara-cara membawakan suatu acara dengan baik.

Masalah protokoler ditujukan pada keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan pada hal-hal yang mengatur seluruh manusia yang terlibat dalam pelaksanaan suatu kegiatan.  Suatu kegiatan apapun pada dasarnya merupakan pelaksanaan dari hasil kerja tahapan-tahapan sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut diperlukan untuk menunjang suksenya puncak acara.

A.  PENGERTIAN KEPROTOKOLAN

Secara estimologis istilah protokol berasal dari bahasa Yunani Prot 0s (yang pertama) dan Colla (lem atau perekat), yang berarti perintah atau keputusan raja kepada rakyatnya. Dalam bahasa Inggris Protokol berasal dari kata protocol, bahasa Perancis protocole, dan bahasa Latin protocoll(um).  Dalam kamus Bahasa Inggris Oxford, disebutkan "Protocol is the code of ceremonial forms or courtesies used in official dealings, as between heads of state or diplomats."

Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan jaman, pengertiannya berkembang semakin luas, yakni keselurahan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup  secara nasional maupun internasional.Dalam perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebiasan dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik. Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal.

Keprotokolan di Indonesia, awalnya diatur dalam Undang-undang nomor 8 tahun 1987 tentang Protokol yang kemudian diubah dan disempurnakan dengan Undang-undang Republik Indonesia No 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan. Dalam Undang-undang disebutkan bahwa :

              “Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintah, atau masyarakat”.

              Dalam Rapat Kerja Nasional-Rakernas Protokol tanggal 7-9 Maret 2004 di Jakarta disepakati keprotokolan adalah ”Norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, pemerintah dan masyarakat.”

              Protokol menurut Buku Pedoman Protokol Negara (2005), diartikan sebagai serangkaian aturan-aturan keupacaraan dalam segala kegiatan resmi yang diatur secara tertulis maupun dipraktekkan, yang meliputi bentuk-bentuk penghormatan terhadap negara, jabatan kepala negara, atau jabatan menteri yang lazim dijumpai dalam kegiatan antar bangsa. Sementara Satrio Wuryanto (1992) memberikan pengertian protokol adalah orang atau pejabat dengan segala tugasnya maupun segala altivitas yang bersifat resmi atau kenegaraan tertentu.

              Ada beberapa pengertian protokol yang lain, yaitu Menurut buku panduan lengkap dalam dunia diplomatik dan sosial, disebutkan bahwa :

o  Protokol adalah seperangkat aturan tentang perilaku dalam tata kehidupan resmi dalam upacara yang melibatkan pemerintah dan negara serta wakil-wakilnya.

o  Protokol adalah suatu pedoman tata cara internasional.

              Dalam perkembangannya, kata protokol berarti : (1) suatu pedoman berisi tata cara internasional dan (2) pemberian pelayanan kepada pemimpin, tamu, peserta rapat, dll yang terkait dalam acara resmi (Asul Wiyanto, 2004).

              Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa protokol berisi pedoman atau tata cara kegiatan, dan semua hal yang mengatur pelaksanaan kegiatan resmi secara protokoler. Diharapkan dengan adanya pedoman atau atata cara tersebut, dapat ikut menentukan terciptanya suasana yang mempengaruhi keberhasilan suatu acara, menciptakan tata pergaulan yang mendekatkan satu sama lain, terselenggaranya upacara yang khidmat, tertib, teratur & lancar dan terciptanya pemberian perlindungan.

Protokoler adalah suatu julukan yang bersifat filosofi terhadap seseorang yang menerima hak protokeler serta melaksanakan ketentuan keprotokolan sebagaimana mestinya dan julukan terhadap suatu kegiatan yang mengaplikasikan ketentuan-ketentuan keprotokolan yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan.

Protokoler adalah serangkaian aturan yang telah ditetapkan oleh protokol menurut aturan yang baku atau kelaziman. Dalam pengertian luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam kedinasan/kantor maupun masyarakat.

Penyelenggaraan suatu upacara secara protokoler harus atas dasar : 1. Kerapihan; 2. Kelancaran; 3. Ketertiban; 4. Kesopanan

Menurut pasal 1 (6) PP No. 24 tahun 2004, Kedudukan Protokoler adalah kedudukan yang diberikan kepada seseorang untuk mendapatkan penghormatan, perlakuan dan tata tempat dalam acara resmi dan pertemuan resmi.

Menurut undang-undang Nomor 22 tahun 2003, Hak Protokoler adalah hak seseorang untuk memperoleh penghormatan berkenaan dengan jabatannya dalam acara kenegaraan atau acara resmi maupun dalam melaksankan tugasnya.

Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan atau acara yang dilaksanakan oleh suatu organisasi atau institusi. Disamping itu, protokol juga merupakan bagian yang melekat dari aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya kerja, terutama bagi para petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan, baik di tingkat lokal maupun nasional.

B.  AZAS KEPROTOKOLAN

Dalam Keprotokolan negara Republik Indonesia terdapat asas-asas yang mengatur keprotokolan yang harus dijunjung dan diterapkan oleh setiap pelaksana protokol atau protokoler, meliputi :

1. Asas Kebangsaan

Berarti bahwa keprotokolan harus mampu mencerminkan sifat dan watak bangsa Indonesia yang pluralistik (beragam) dengan tetap menjaga prinsip NKRI.

2. Asas Ketertiban dan kepastian hukum

Berarti bahwa keprotokolan harus dapat menciptakan ketertiban dalam masyarakat dengan adanya kepastian hukum.

3. Asas Keseimbangan, kesesuaian dan keselarasan

Berarti bahwa keprotokolan harus mencerminkan keseimbangan, keserasian dan keselarasan antara kepentingan individu dan masyarakat dengan mengedepankan kepentingan bangsa dan negara.

4. Asas Timbal balik

Berarti bahwa keprotokolan harus diberikan setimpal atas balas jasa atas keprotokolan yang berasal dari berbagai negara lain.

C.  TUJUAN KEPROTOKOLAN

Pengaturan Keprotokolan bertujuan untuk:

1.    Memberikan penghormatan kepada Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, serta Tokoh Masyarakat Tertentu, dan/atau Tamu Negara sesuai dengan kedudukan dalam negara, pemerintahan, dan masyarakat;

2.    Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional; dan

3.    Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antarbangsa.

D. RUANG LINGKUP KEPROTOKOLAN

1.      Ruang Lingkup keprotokolan untuk acara kenegaraan/acara resmi  meliputi :

Ø  Penghormatan kedudukan, kebangsaan dan penghormatan terhadap jenazah.

Ø  Perlakuan terhadap lambang kehormatan NKRI, pejabat negara, pejabat pemerintah dan tokoh masyarakat tertentu.

Ø  Pengaturan kunjungan dan upacara dalam acara kenegaraan dan acara resmi.

 

Dalam Undang-Undang Republik Indonesia No. 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan, disebutkan beberapa ketentuan umum yang harus diperhatikan dalam Keprotokolan, meliputi :

1.        Acara Kenegaraan adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh panitia negara secara terpusat, dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden, serta Pejabat Negara dan undangan lain.

2.        Acara Resmi adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh pemerintah atau lembaga negara dalam melaksanakan tugas dan fungsi tertentu dan dihadiri oleh Pejabat Negara dan/atau Pejabat Pemerintahan serta undangan lain.

3.        Tata Tempat adalah pengaturan tempat bagi Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, serta Tokoh Masyarakat Tertentu dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi.

4.        Tata Upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi.

5.        Tata Penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan Negara asing dan/atau organisasi internasional, dan Tokoh Masyarakat Tertentu dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi.

6.        Pejabat Negara adalah pimpinan dan anggota lembaga negara sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 dan Pejabat Negara yang secara tegas ditentukan dalam Undang-Undang.

7.        Pejabat Pemerintahan adalah pejabat yang menduduki jabatan tertentu dalam pemerintahan, baik di pusat maupun di daerah.

8.        Tamu Negara adalah pemimpin negara asing yang berkunjung secara kenegaraan, resmi, kerja, atau pribadi ke negara Indonesia.

9.        Tokoh Masyarakat Tertentu adalah tokoh masyarakat yang berdasarkan kedudukan sosialnya mendapat pengaturan Keprotokolan.

10.    Dewan Perwakilan Rakyat Daerah adalah lembaga perwakilan rakyat daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah.

Serangkaian aturan dalam acara kenegaraan/acara resmi, meliputi:

1.        Tata Tempat

2.        Tata Upacara

3.        Tata Penghormatan

Penjelasan :

1.  Tata Tempat

Adalah pengaturan tempat bagi Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, serta Tokoh Masyarakat Tertentu dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi.

Pejabat Negara, Pejabat Pemerintah dan Tokoh Masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan dan acara resmi mendapat urutan tata tempat. Tata tempat bagi Pejabat Negara dan Pejabat Pemerintah dalam acara kenegaraan baik yang diadakan di Ibukota Negara atau di luar Ibukota Negara, urutannya ditentukan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) Undang-undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan, yaitu:

a.    Presiden Republik Indonesia;

b.    Wakil Presiden Republik Indonesia;

c.    Mantan Presiden dan mantan Wakil Presiden Republik Indonesia;

d.   Ketua Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia;

e.    Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia;

f.     Ketua Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia;

g.    Ketua Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia;

h.   Ketua Mahkamah Agung Republik Indonesia;

i.      Ketua Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia;

j.      Ketua Komisi Yudisial Republik Indonesia;

k.    Perintis pergerakan kebangsaan/kemerdekaan;

l.      Duta besar/Kepala Perwakilan Negara Asing dan Organisasi Internasional;

m. Wakil Ketua Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia, Wakil Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia, Wakil Ketua Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia, Gubernur Bank Indonesia, Ketua Badan Penyelenggara Pemilihan Umum, Wakil Ketua Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia, Wakil Ketua Mahkamah Agung Republik Indonesia, Wakil Ketua Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia, dan Wakil Ketua Komisi Yudisial Republik Indonesia;

n.   Menteri, pejabat setingkat menteri, anggota Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia, dan anggota Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia, serta Duta Besar Luar Biasa dan Berkuasa Penuh Republik Indonesia;

o.    Kepala Staf Angkatan Darat, Angkatan Laut, dan Angkatan Udara Tentara Nasional Indonesia;

p.   Pemimpin partai politik yang memiliki wakil di Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia;

q.    Anggota Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia, Ketua Muda dan Hakim Agung Mahkamah Agung Republik Indonesia, Hakim Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia, dan anggota Komisi Yudisial Republik Indonesia;

r.     Pemimpin lembaga negara yang ditetapkan sebagai pejabat negara, pemimpin lembaga negara lainnya yang ditetapkan dengan undang-undang, Deputi Gubernur Senior dan Deputi Gubernur Bank Indonesia, serta Wakil Ketua Badan Penyelenggara Pemilihan Umum;

s.     Gubernur kepala daerah;

t.     Pemilik tanda jasa dan tanda kehormatan tertentu;

u.   Pimpinan lembaga pemerintah nonkementerian, Wakil Menteri, Wakil Kepala Staf Angkatan Darat, Angkatan Laut, dan Angkatan Udara Tentara Nasional Indonesia, Wakil Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia, Wakil Jaksa Agung Republik Indonesia, Wakil Gubernur, Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah provinsi, pejabat eselon I atau yang disetarakan;

v.   Bupati/walikota dan Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kabupaten/kota; dan

w. Pimpinan tertinggi representasi organisasi keagamaan tingkat nasional yang secara faktual diakui keberadaannya oleh Pemerintah dan masyarakat.

Terkait dengan pengaturan tersebut, dalam protokoler diatur Tata Tempat (Préseance) yaitu urutan siapa yang berhak mendapatkan prioritas; karena jabatan/pangkat (VIP-Very Important Personal) atau karena derajatnya (VIC-Very Important Citizen). Untuk mengetahui siapa yang berhak mendapat prioritas dapat melihat aturan dasar sebagai berikut:

a.      Orang yang berhak mendapat tata urutan yang pertama/paling tinggi adalah mereka yang mempunyai urutan paling depan/mendahului.

b.      Jika mereka berjajar, maka yang berada disebelah kanan dari orang yang mendapat urutan tata tempat paling utama, dianggap lebih tinggi/mendahului orang yang duduk disebelah kirinya.

c.       Jika menghadap meja, maka tempat utama adalah menghadap ke pintu keluar dan tempat terakhir adalah tempat yang paling dekat dengan pintu keluar.

d.      Jika berjajar pada garis yang sama, maka tempat yang paling utama adalah tempat sebelah kanan luar atau tempat paling tengah. Rumusnya genap: 1-2, ganjil, 2-1-3

e.       Naik kendaraan, bagi seseorang yang mendapat tata urutan paling utama, apabila naik/turun kendaraan :

•   Kapal terbang, maka pejabat yang utama naik paling akhir turun paling dulu.

•   Kapal laut, maka pejabat yang mendapat tempat paling utama adalah naik dan turun paling dulu

•   Mobil/kereta, maka pejabat yang mendapat tempat paling utama adalah naik dan turun paling dulu dan duduk sebelah kanan.

f.        Kedatangan dan pulang, orang yang paling dihormati selalu datang paling akhir dan pulang paling dulu.

g.      Letak kendaraan/mobil, pintu kanan mobil berada dia arah pintu keluar gedung

h.      Jajar Kehormatan: (a) Orang yang dihormati harus datang dari sebelah kanan dari pejabat yang menyambut, (b) Bila orang yang paling dihormati yang menyambut tamu, maka tamu akan datang dari sebelah kirinya.

2.  Tata Upacara

Adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam acara kenegaraan atau acara resmi.

Tata : mengatur,menata,menyusun; Upa : rangkaian; Cara : tindakan, gerakan. Upacara bendera adalah tindakan dan gerakan yang dirangkaikan dan ditata dengan tertib dan disiplin. Pada hakekatnya upacara bendera adalah pencerminan dari nilai-nilai budaya bangsa yang merupakan salah satu pancaran peradaban bangsa, hal ini merupakan ciri khas yang membedakan dengan bangsa lain.

Tata Upacara ditentukan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 Undang-undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan, yaitu sebagai berikut :

Tata upacara bendera dalam penyelenggaraan Acara Kenegaraan dan Acara Resmi meliputi :
a. Tata urutan dalam upacara bendera;
b. Tata bendera negara dalam upacara bendera;
c. Tata lagu kebangsaan dalam upacara bendera; dan
d. Tata pakaian dalam upacara bendera.

Tata urutan upacara bendera sebagaimana dimaksud di atas sekurang-kurangnya meliputi :

a. Pengibaran bendera negara diiringi dengan lagu kebangsaan Indonesia Raya;

b. Mengheningkan cipta;
c. Pembacaan naskah Pancasila;

d. Pembacaan Pembukaan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945; dan

e. Pembacaan doa.

3.  Tata Penghormatan

Adalah aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi Pejabat Negara Pejabat Pemerintah, dan Tokoh Masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi.

Tata Penghormatan dalam penyelenggaraan Acara Kenegaraan dan Acara Resmi ditentukan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 Undang-undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan, dengan urutan sebagai berikut :

a.    Pejabat Negara,

b.    Pejabat Pemerintahan,

c.    Perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, serta

d.   Tokoh Masyarakat Tertentu

Ada beberapa bentuk penghormatan, antara lain adalah :

a.      Penghormatan “preseance” (urutan), yaitu kedudukan tertinggi, urutan pertama.

b.      Penghormatan “rotation” (susunan), sebagai berikut :

1)   Preseance tertinggi, sambutan terakhir,  pada penghargaan urutan pertama.

2)   Pembesar upacara datang paling akhir dan pulang lebih dahulu.

3)   Pada kapal terbang, preseance tertinggi naik paling akhir turun lebih dahulu. Pada kereta api dan mobil naik dan turun lebih dahulu.

4)   Seseorang dengan preseance tertinggi pada kedatangannya memperoleh penyambutan dan waktu kepulangan memperoleh penghormatan pelepasan, yang datangnya selalu dari arah sebelah kanan

     

2.    Ruang lingkup kegiatan keprotokolan secara umum, diantaranya :

Ø  Penerimaan Tamu

Ø  Kunjungan Tamu

Ø  Perjalanan ke Daerah / Luar Daerah

Ø  Pengaturan Rapat / Sidang

Ø  Penyelenggaraan Resepsi / Sidang

Ø  Penyelenggaraan Upacara

Ø  Pernyataan Selamat (Congratulation) dan atau

Ø  Bela Sungkawa (Condolence)

Ruang lingkup aktivitas Keprotokolan terdiri atas :

1.    Tata Ruang,

2.    Tata Upacara,

3.    Tata Tempat,

4.    Tata Busana,

5.    Tata Warkat.

Penjelasan :

1. Tata Ruang

Tata ruang adalah pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas.  Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas. 

1)        Perangkat keras, adalah berbagai macam perlengkapan yang diperlukan untuk maksud suatu kegiatan berupa meja, kursi/sofa, sound system/ public address, dekorasi, permadani, bendera, taman dan lain sebagainya

2)        Perangkat lunak, antara lain personil yang terlibat dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan seperti, penerima tamu, pemandu acara, petugas keamanan, petugas konsumsi dan sebagainya.

Yang perlu diperhatikan :

a.        Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja)

b.        Papan nama petunjuk yang diperlukan

c.         Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat

d.        Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.

  

Penjelasan mengenai perangkat keras sudah disebutkan, masih perlu diingat mengenai :

1)        Jumlah kursi, meja dan perlengkapan sound system, perlengkapan konsumsi

2)        Perangkat lunak, terdiri dari personil yang bertugas sebagai pelaksana di lapangan, termasuk pemandu acara/pembawa acara, penerima tamu, konsumsi, keamanan dan sebagainya

3)        Khusus Pemandu Acara (MC), dapat dijelaskan sebagai berikut:

a)   Sikap yang tegas dan berdisiplin tinggi

b)   Volume suara yang konstan dan mantap

c)    Kemampuan menguasai bahasa secara baik, bahasa Indonesia maupun bahasa asing.

d)   Kepekaan terhadap situasi, dalam arti mampu menguasai keadaan dan mampu mengambil keputusan

e)    Sifat yang tidak mudah tersinggung

f)     Berkepribadian

g)   Harus dapat menempatkan diri cukup sopan dan simpatik

h)   Mengetahui  tempat  posisi  berdiri  yang  tepat  (menguasai  arena kegiatan)

i)     Pandai mengatur volume suara

j)     Tidak dibenarkan pemandu acara mengulas (memberikan komentar) pidato seseorang

k)   Mampu menguasai audience

2. Tata Upacara

 Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya.  Untuk keperluan itu harus diperhatikan:

1)      jenis kegiatan;

2)      bahasa pengantar yang dipergunakan;

3)      materi aktivitas.

Dalam tata upacara, supaya direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara, personil penyelenggara dan alat penunjang lain.  Pengisi acara, misal dalam memberikan sambutan, diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan sambutan.  Kesediaan mereka yang menyambut, jauh sebelumnya sudah dihubungi.  Untuk kelancaran suatu "upacara" diperlukan seorang "stage manajer" yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara.

3. Tata Tempat (Preseance)

Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa Inggris precende yang artinya urutan. Maksudnya disini adalah urutan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu.

Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan administratif/struktural dan kedudukan sosial. Tata urutan tempat duduk di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden nomor 265 tahun 1968.

Pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam preseance:

1)        Golongan Very Important Person (VIP), pihak yang didahulukan karena jabarannya atau kedudukannya.

2)        Golongan Very Important Citizen (VIC), pihak yang didahulukan karena derajatya, misalnya bangsawan dan sebagainnya.

Pedoman Preseance:

1) Aturan dasar Preseance

a)        Orang yang dianggap paling utama atau tertinggi, mempunyai urutan paling depan atau mendahului,

b)        Jika orang-orang dalam posisi duduk atau berdiri berjajar, yang paling penting adalah mereka yang di sebelah kanan.

2)  Aturan umum tata tempat

a)        Jika duduknya menghadap meja, yang dianggap tempat pertama adalah menghadap pintu keluar. Yang duduk di dekat pintu dianggap paling terakhir.

b)   Dalam pengaturan tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi), yaitu bila orang-orang tersebut berjajar pada garis yang sama, maka tempat sebelah kanan di luar atau tempat yang paling tengah adalah yang pertama tergantung situasi.

  3) Aturan tempat duduk

  Urutan tempat duduk diatur menurut aturan sebagai berikut:

a)      Yang didahulukan adalah tempat duduk yang paling tinggi

b)      Berikutnya diatur secara berurutan berdasarkan letak tempat sebelah yang utama, sebelah kanan merupakan urutan nomor tiga, sebelah kiri urutan nomor tiga.

  4) Atutan urutan memasuki kendaraan

Tata urutan memasuki kenderaan, bagi undangan resmi atau kenegaraan memerlukan perhatian dan penanganan khusus bahkan perencanaan yang matang. Tipe kenderaan juga mempengaruhi pengaturan itu. Peranan pengemudi, ia juga harus mengenal pengetahuan protokoler, termasuk penampilannya.

Beberapa cara bagaimana memasuki pesawat udara, kapal laut, kenderaan mobil atau kereta api sebagai berikut:

a)      Pesawat udara : Seorang dengan urutan pertama akan masuk pesawat udara yang paling akhir, sedangkan kalau menuruni pesawat, orang yang utama akan turun lebih dahulu.

b)      Kapal laut: orang yang utama, naik terlebih dahulu dan akan turun akan turun lebih dahulu

c)      Kenderaan mobil atau kereta: orang yang paling utama baik sewaktu naik maupun sewaktu turun akan mendahului yang lain.  Namun demikian apabila letak kendaraan tidak dapat diatur sedemikian rupa karena keadaan,   hal tersebutmerupakan suatu perkecualian.

d)     Letak kenderaan hendaknya dihadapkan ke kiri, artinya arah kenderaan akan menuju, berada di sebelah kiri kita.

e)      Yang utama duduk di tempat duduk sebelah kanan, sedang berikutnya di sebelah kiri.

f)       Bila sampai ke tempat tujuan dan akan turun, hendaknya kenderaan dihadapkan ke sebelah kanan, sehingga memudahkan yang utama dapat turun lebih dahulu.

g)      Jika penumpang mobil tiga orang dan duduk di belakang, maka orang yang paling terhormat duduk disebelah kanan, orang ke dua duduk paling kiri, dan orang ketiga duduk di tengah.

h)     Jika mobil dimungkinkan di duduki oleh lebih dari 5 atau 6 orang, karena ada tambahan bak di tengah, maka bak yang paling tengah diduduki oleh orang yang paling rendah kedudukannya, yang lebih tinggi menduduki di sebelah kanan kirinya.

4. Tata Busana

 Tata busana disini ialah pakaian yang harus yang dimaksud ialah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelaksana kegiatan. Tata busana harus ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun informal.

Jenis tata busana yang perlu diketahui:

1)      Pakaian Sipil Lengkap (PSL)

2)      Pakaian Sipil Harian (PSH)

3)      Pakaian Oinas Lapangan (PDL)

4)      Pakaian Dinas Harian (PDH)

5)      Pakaian Dinas Upacara I, II, II, (PDU) untuk kalangan militer.

6)      Pakaian Resmi Jabatan (untuk pejabat tertentu)

7)      Pakaian Nasional atau pakaian resmi organisasi (Dharma Wanita, Korpri)

8)      Toga (Untuk Perguruan Tinggi/lnstitut)

5. Tata Warkat (naskah)

Pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Hal yang perlu diperhatikan ialah:

a.        Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan jenis/keperluan kegiatan.

b.        Jumlah undangan disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta tercapainya tujuan kegiatan sendiri.

c.         Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan, baik mengenai format, isi dan sebagainya.

d.        Menulis nama orang yang diundang hendaknya secara benar dan jelas baik mengenai nama, pangkat, jabatan dan alamatnya.

e.         Dalam undangan perlu dijelaskan undangan diperuntukkan beserta istri/suami atau tidak.  Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan berlaku untuk beberapa orang.

f.          Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduknya.

g.        Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan.

h.        Menentukan batas waktu penerimaan tamu.

i.          Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidak hadirannya (RSVP yang merupakan singkatan: Respondez s’il vous plaiz)

j.          Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan (seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim).

E.   PERSYARATAN MENJADI PETUGAS PROTOKOL

Diperlukan adanya keberadaan protokol dalam sebuah lembaga/ perusahaan, karena protokol ikut menentukan terciptanya suasana yang mempengaruhi keberhasilan suatu acara yang dibuat oleh perusahaan tersebut. Selain itu dapat menciptakan tata pergaulan yang mndekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, terciptanya upacara yang khidmat, megah, dan agung, serta terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.

Dalam praktek sehari-hari Protokol adalah petugas yang mengatur pelaksanaan jalannya upacara. Fungsi Protokol adalah menyelenggarakan “Kenyamanan” pelaksanaan suatu kegiatan acara/upacara dalam artian yang seluas-luasnya.

Peran protokol bukan sekedar penerima tamu yang mengatur atau mempersilahkan tamu duduk atau penyambutan tamu saja, namun protokol memiliki peran selain menjadi koordinator kegiatan/acara seorang protokol harus dapat menjalin komunikasi dengan beberapa pihak terkait. Seorang protokol juga harus bertindak sebagai mediator bahkan harus mampu bersikap dengan baik dan tentunya harus berkordinasi dengan semua piak yang terlibat.

Fungsi protokol menjamin ketertiban dalam pergaulan antar bangsa memudahkan hubungan antar bangsa agar pergaulan hidup antar bangsa menjadi lebih serasi dan langgeng pejabat/petugas protokol bukan sekedar pelengkap kegiatan dan pajangan, tetapi sebagai ujung tombak suatu acara/kegiatan. Tugas-tugas Protokol :

1)      Menyusun daftar tamu dengan segala tingkatannya.

2)      Menyusun/membuat undangan

3)      Mengatur lokasi dan kelengkapan acara/upacara

4)      Menyusun acara

5)      Menyiapkan lokasi dan kelengkapan acara/upacara

6)      Mengusahakan kenyamanan suasana/tempat bagi yang diundang

7)      Membagi tugas

Karena tugas protokoler tidak mudah, maka sebaiknya dalam memilih petugas protokol   perlu dipilih orang yang memiliki persyaratan sebagai berikut :

1)      Mempunyai pengetahuan dan pengaiaman luas terutama dalam hubungan antar manusia

2)      Bermental kuat dan kepribadian tangguh

3)      Trampil dan cekatan menguasai situasi

4)      Mampu mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermat

5)      Sangat peka terhadap permasalahan yang timbul

6)      Sangat memahami perasaan orang lain

7)      Sederhana dan sopan serta hormat pada setiap orang

8)      Pandai membawa diri dan selalu mawas diri

9)      Rendah hati tetapi tidak rendah diri

10)  Penampilan menarik

11)  Pandai berbusana sesuai dengan suasana

12)  Berbahasa dengan tekanan dan suara yang baik

13)  Memiliki pengetahuan tentang ketatausahaan dan unsure-unsur manajemen

14)  Menguasai istilah-istilah baru dan bahasa asing

F.   PEMBAWA ACARA (MASTER OF CEREMONY)

Pembawa acara merupakan bagian dari kegiatan protokoler. Pembawa acara Adalah orang yang membawakan acara atau memandu acara secara umum, terutama acara resmi, formal, atau seremonial yang terikat dengan etika protokoler. Pembawa acara resmi tidak dituntut berimprovisasi, tinggal membaca saja apa yang sudah disiapkan “seksi acara”, dan harus menggunakan bahasa formal, baku, alias “bahasa Indonesia yang baik dan benar”.

Master Of Ceremony adalah orang yang membawa atau memandu jalannya acara tidak resmi (non formal) dan semi-formal, seperti acara hiburan, pelatihan, seminar, workshop, dan sejenisnya. MC mesti mampu berimprovisasi, humoris, menghibur audiens, membangkitkan semangat (antusiasme), mengenalkan pembicara, memimpin aplaus, dan kadang-kadang membawakan permainan (game) dan kuis di sela-sela acara.

Ketentuan yang harus difahami oleh seorang pembawa acara :

 1.    Peran Pembawa Acara

 - Mengumumkan Acara yang Akan Datang
 - Menarik Perhatian
 - Mengatasi Hambatan

2.      Syarat Teknis :
 -  Menguasai Acara Dengan Baik
 -  Menguasai Bahasa Dengan Baik
 -  Artikulasi Harus Baik
 -  Logat Bahasa Indonesia
 -  Susunan Kata / Kalimat Yang Tepat
 -  Suara – Nafas Yang Benar
 -  Penggunaan Pengeras Suara Yang Seras
 -  Pembawaan Acara Sesuai Dengan Jiwa Acara
 -  Kesinambungan Acara Yang Terarah

3.    Syarat kepribadian dan penampilan untuk membawakan acara yang baik
      -  Percaya Diri
 -  Sikap Yang Baik dan Wajar
 -  Wajah Yang Ramah
 -  Human Relation Yang Serasi
 -  Tepat Waktu- Kreatif dan Penuh Ide
 -  Tidak Menyakiti Hati

    -  Nada/volume suara yang baik

 -  Cara bertindak dari acara satu ke acara yang lain

 -  Cara menutup acara yang baik

 -  Tata bahasa yang baik

 -  Berbusana yang baik

G.  JENIS-JENIS KEGIATAN KEPROTOKOLAN

 Jenis-jenis kegiatan keprotokolan dapat meliputi:

1.    Jenis kegiatan Umum/ Kenegaraan

Jenis Kegiatan yang bersifat umum dapat pula berlaku di tingkat Universitas/ Perguruan tinggi/ Kedinasan instansi, antara lain berbentuk:

1) Upacara pelantikan dan serah terima jabatan

2) Upacara penandatanganan naskah kerjasama

3) Upacara sumpah pegawai

4) Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru

5) Peresmian pembukaan seminar, symposium, siskusi dan sebagainya

2.  Jenis kegiatan yang bersifat Universitas/ Perguruan tinggi

1) Upacara Dies Natalies

2) Upacara wisuda sarjana

3) Upacara pengukuhan guru besar

4) Upacara promosi Doktor/ Doktor Honoris Causa

H.  MENGATUR KEGIATAN KEPROTOKOLAN

 Dalam mengatur kegiatan keprotokolan harus memiliki:

1.        Tata cara, setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib, khidmat serta setiap perbuatan atau tindakan yang dilakukan menurut aturan dan urutan yang telah dilakukan.

2.        Tata krama, yaitu etiket dalam pemberian penghormatan

3.        Aplikasi aturan-aturan, yaitu penerapan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang keprotokolan dan yang berkaitan dengan keprotokolan harus berlaku selaras dengan situasi dan kondisi.

Tahapan Penyelenggaraan seminar :

1.    Tahap orientasi

2.    Tahap persiapan

3.    Tahap pelaksanaan

4.    Tahap penutupan

Penjelasan :

1.    Tahap orientasi, yang perlu dipertimbangkan adalah :

·      Latar belakang diadakannya suatu kegiatan

·      Tujuan diadakannya suatu kegiatan

·      Manfaat yang akan diperoleh dari suatu kegiatan yang diadakan

·      Kemungkinan – kemungkinan yang akan terjadi jikan suatu kegiatan tersebut diadakan

2.    Tahap persiapan, langkah-langkahnya adalah :

·      Pembentukan panitia, melalui pembentukan formatur atau musyawarah langsung.

·      Rapat-rapat panitia, diperlukan untuk mengetahui persiapan – persiapan pelaksanaan kegiatan agar nantinya kegiatan pokok dapat berjalan lancer sesuai dengan yang diharapkan.

·      Anggaran dana, membuat daftar periksa anggaran yang memuat informasi prediksi pengeluaran yang akan dikeluarkan.

3.    Tahap pelaksanaan

            Memastikan penggunaan ruangan/gedung yang akan dipakai, memperhatikan kapasitasnya. Fasilitasnya dan letaknya dilihat dari prediksi jumlah peserta, asal peserta, kendaraan umum, dan juga penataan ruangan.

4.    Tahap penutupan

            Bentuk kegiatan tahap akhir adalah rapat pertanggungjawaban atas seluruh tanggung jawab masing-masing personal/seksi sesuai dengan bagian yang menjadi tugasnya. Setelah semua pekerjaan dianggap selesai maka dilakukan pembubaran panitia, biasanya dilakukan oleh pejabat tertinggi dalam kepanitiaan.